Managed Print Services (MPS) bieten Unternehmen eine effektive Möglichkeit, die Verwaltung und Nutzung ihrer Druckinfrastruktur zu optimieren. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff MPS? Wie können Sie durch MPS Ihre Druckkosten senken, Ihre Effizienz steigern und sogar Ihre Druckprozesse umweltfreundlicher gestalten? In diesem Beitrag erklären wir, was MPS ausmacht, welche Vorteile Sie erwarten können und wie die Implementierung dieses Service-Modells in Ihrem Unternehmen abläuft.
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1. Was sind Managed Print Services (MPS)?
Managed Print Services (MPS) bezeichnen eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Optimierung von Druckerflotten. Hierbei übernimmt ein externer Anbieter die Verantwortung für die Bereitstellung, Wartung und Verwaltung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten in Ihrem Unternehmen. Der Anbieter stellt sicher, dass die Geräte effizient arbeiten, regelmäßig gewartet werden und der Verbrauch von Tonern sowie Papier optimiert wird. Ziel ist es, die Druckkosten zu senken und gleichzeitig den Workflow in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
MPS umfasst dabei nicht nur die Hardware, sondern auch Softwarelösungen, die eine zentrale Verwaltung der Druckumgebung ermöglichen. Dies umfasst Funktionen wie das Monitoring der Druckerflotte, das automatisierte Bestellen von Verbrauchsmaterialien und die Erstellung detaillierter Berichte zur Nutzung.
2. Managed Print Services: Häufige Probleme bei der Druckerflottenverwaltung
Sollten Ihnen die folgenden Probleme bekannt vorkommen, ist es sinnvoll, sich näher mit Managed Print Services (MPS) auseinanderzusetzen.
- Vielfalt an Gerätemodellen und -marken: Die Vielzahl an unterschiedlichen Druckermodellen und -marken erschwert das effiziente Management und die Wartung der Geräte.
- Veraltete Druckhardware: Die Nutzung von Druckgeräten, die seit über sieben Jahren in Betrieb sind, führt zu häufigen Ausfällen und steigenden Wartungskosten.
- Fehlendes professionelles Gerätemanagement: Ohne ein zentrales Gerätemanagement ist die Kontrolle über die Druckerflotte unklar, was zu ineffizienten Abläufen und unerwarteten Kosten führt.
- Keine Echtzeit-Überwachung der Infrastruktur: Das Fehlen einer Echtzeit-Überwachung der Drucksysteme macht es schwierig, Probleme schnell zu erkennen und proaktiv zu beheben.
- Unklare Zuständigkeiten für Drucksysteme und Infrastruktur: Unklare Zuständigkeiten für Wartung und Bestellungen führen zu Verwirrung und ineffizienten Prozessen im Unternehmen.
- Dezentraler Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware: Der dezentrale Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware verursacht unwirtschaftliche Bestellungen und erschwert die Kostenkontrolle.
- Häufige Störungen und hoher Supportaufwand: Häufige Druckstörungen und ein hoher interner Supportaufwand beeinträchtigen die Produktivität und verursachen zusätzliche Kosten.
- Über- und Unterlastung der Drucksysteme: Eine suboptimale Auslastung der Drucksysteme führt zu Überlastungen oder Unterauslastung, was die Ressourcennutzung ineffizient und teuer macht.
- Lange Wege zur Abholung von Dokumenten: Lange Wegzeiten zur Abholung von Dokumenten verringern die Effizienz und tragen zu einer schlechten Nutzererfahrung bei.
3. Warum sind Managed Print Services wichtig?
3.1. Kostenreduzierung und Druckkostenanalyse
Ein wesentlicher Vorteil von MPS ist die Kostenersparnis. Unternehmen unterschätzen oft die Gesamtkosten, die durch den Betrieb einer Druckerflotte entstehen. Hierbei handelt es sich nicht nur um die Anschaffungskosten der Geräte, sondern auch um Verbrauchsmaterialien, Wartung und Reparaturen. MPS hilft, diese Kosten transparent zu machen und langfristig zu senken. Durch eine detaillierte Druckkostenanalyse und regelmäßige Auswertungen der Druckerflotte können bis zu 30% der Druckkosten eingespart werden. MPS ermöglicht es, die Druckgewohnheiten im Unternehmen zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.
3.2. Effizienzsteigerung und Optimierung der Druckerflotte
Durch den Einsatz von MPS-Lösungen können Ihre Mitarbeiter auf automatisierte Prozesse zugreifen. Das bedeutet weniger manuelle Aufgaben für Ihre IT-Abteilung, eine schnellere Fehlerbehebung und eine höhere Produktivität. Eine zentrale Verwaltung sorgt zudem dafür, dass Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Geräte und deren Nutzung haben – ohne sich um Wartung und Reparaturen kümmern zu müssen. MPS bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Druckerflotte kontinuierlich zu optimieren, sodass die richtigen Geräte für den richtigen Einsatzort zur Verfügung stehen.
3.3. Drucker- und Papiermanagement für Nachhaltigkeit
MPS ermöglicht nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch eine nachhaltige Nutzung von Ressourcen. Durch die optimierte Nutzung von Toner und Papier und den Einsatz energieeffizienter Geräte können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck erheblich reduzieren. Außerdem bieten viele MPS-Anbieter Optionen für das Recycling von Tonern und Druckmaterialien, was den ökologischen Aspekt weiter stärkt.
3.4. Verbesserung der IT-Sicherheit und Schutz vor Datenverlust
In einer zunehmend digitalisierten Welt spielen Datensicherheit und Datenschutz eine immer größere Rolle. MPS-Anbieter bieten Lösungen, die sicherstellen, dass sensible Unternehmensdaten nicht über ungesicherte Geräte ausgedruckt oder gespeichert werden. Dazu gehören Funktionen wie Secure Print (bei dem Dokumente erst beim Anmelden am Drucker ausgedruckt werden) und Benutzerauthentifizierung. Solche Sicherheitsfeatures sind essenziell, um Datenlecks zu verhindern und den Anforderungen an Datenschutzvorgaben (z.B. der Datenschutzgrundverordnung – DSGVO) gerecht zu werden.
3.5. Cloud-Drucklösungen für flexible Arbeitsprozesse
Mit der zunehmenden Verlagerung von Geschäftsprozessen in die Cloud bieten viele MPS-Anbieter mittlerweile Cloud-Drucklösungen an. Diese ermöglichen es, von jedem Gerät und an jedem Ort auf Druckressourcen zuzugreifen, ohne dass die Benutzer in ein Bürogebäude kommen müssen. So können auch mobile und remote arbeitende Mitarbeiter auf Unternehmensdrucker zugreifen – ganz einfach über Cloud-Dienste wie Google Cloud Print oder Microsoft 365.
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@HP - tectonika4. Die Vorteile von MPS auf einen Blick
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Kostensenkung: Durch transparente, nachvollziehbare Abrechnungen und optimierte Prozesse.
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Effizienzsteigerung: Automatisierte Bestellungen und Wartung erhöhen die Produktivität.
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Verbesserte IT-Sicherheit: Schutz vor Datenlecks und unbefugtem Zugriff auf Drucker.
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Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, energieeffiziente Geräte und Recyclingmöglichkeiten.
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Flexibilität durch Cloud-Druck: Drucken von überall, jederzeit und auf allen Geräten.
5. So funktioniert die Implementierung von MPS
Die Einführung von Managed Print Services erfolgt in mehreren Schritten. Hier zeigen wir Ihnen den typischen Ablauf:
5.1. Analyse der bestehenden Druckerflotte
Zu Beginn wird eine gründliche Bestandsaufnahme der vorhandenen Druckerflotte durchgeführt. Dabei werden alle Geräte und deren Nutzung erfasst, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Auch die Kostenstruktur für Papier, Toner und Wartung wird analysiert. Auf Grundlage dieser Analyse erfolgt eine detaillierte Druckkostenanalyse, um Einsparpotenziale zu berechnen.
5.2. Erstellung eines maßgeschneiderten Plans
Auf Grundlage der Analyse wird ein individualisierter Plan entwickelt, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dieser Plan umfasst sowohl die Auswahl der geeigneten Drucker und Multifunktionsgeräte als auch Empfehlungen zur Software und zu möglichen Prozessoptimierungen. Dabei wird auch berücksichtigt, ob Sie eine Cloud-Drucklösung benötigen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
5.3. Implementierung und Schulung
Nachdem der Plan abgestimmt wurde, beginnt die Implementierung der MPS-Lösung. Der Anbieter übernimmt die Installation der Geräte und die Integration der Softwarelösungen. Außerdem werden Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen geschult, um die optimale Nutzung der Druckerflotte sicherzustellen.
5.4. Überwachung und Wartung
Nach der Implementierung übernimmt der Anbieter die regelmäßige Überwachung und Wartung der Druckerflotte. Dazu gehört die Fernüberwachung der Geräte, die automatische Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Durchführung von Reparaturen bei Bedarf. Auch die jährliche Wartung und Optimierung der Geräte erfolgt durch den Anbieter. So wird sichergestellt, dass Ihre Geräte immer einsatzbereit und auf dem neuesten Stand sind.
FAQs
1. Was kostet ein Managed Print Service?
Die Kosten für MPS variieren je nach Umfang der Lösung und der Anzahl der Geräte. In der Regel erfolgt die Abrechnung auf Basis der Seitenzahl (also der Druckmenge), die von den Geräten erzeugt wird. Es gibt aber auch Modelle mit Festpreis pro Gerät.
2. Welche Drucker eignen sich für MPS?
In der Regel werden für MPS Multifunktionsdrucker (MFDs) eingesetzt, da diese mehrere Funktionen in einem Gerät vereinen. Der Anbieter wählt die Geräte aus, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
3. Wie sicher sind Managed Print Services?
MPS-Anbieter bieten umfassende Sicherheitslösungen wie Secure Print, Benutzerauthentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Informationen über die Druckerflotte abgerufen werden können.
4. Kann MPS auch für kleine Unternehmen sinnvoll sein?
Ja, auch kleine Unternehmen können von MPS profitieren. Die Lösung hilft dabei, Druckkosten zu senken, die IT-Abteilung zu entlasten und die Effizienz zu steigern.
5. Welche Anbieter bieten MPS an?
Viele Unternehmen, die sich auf Drucker und Bürotechnik spezialisiert haben, bieten MPS an. Bekannte Anbieter sind z.B. Xerox, Konica Minolta, Canon, HP und Ricoh. Auch spezialisierte MPS-Anbieter wie tectonika können maßgeschneiderte Lösungen bieten.
6. Was ist der Unterschied zwischen MPS und traditionellen Drucklösungen?
Im Gegensatz zu traditionellen Drucklösungen bietet MPS eine vollständige Verwaltung der Druckerflotte. Statt einzelne Geräte selbst zu verwalten, übernimmt der Anbieter alle Aspekte, von der Wartung über den Verbrauchsmaterialien-Bedarf bis hin zur Druckkostenanalyse.
7. Was sind die Gesamtkosten für Managed Print Services (MPS)?
MPS bietet eine transparente Kostenstruktur, die oft auf der Druckmenge basiert. Wie setzen sich diese Kosten zusammen, und gibt es zusätzliche versteckte Gebühren für Wartung, Verbrauchsmaterialien oder Software?
8. Wie kann MPS den ROI (Return on Investment) für mein Unternehmen steigern?
Viele Unternehmen suchen nach konkreten Zahlen, wie schnell sich die Investition in MPS auszahlt. Wie lässt sich der ROI von MPS messen und welche Einsparungen sind zu erwarten?
9. Wie hilft MPS bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben und gesetzlichen Vorschriften?
Für Unternehmen, die branchenspezifischen Compliance-Vorgaben unterliegen (z.B. Finanzdienstleister oder Gesundheitswesen), spielt die Einhaltung von Vorschriften eine große Rolle. Wie stellt MPS sicher, dass Unternehmen diese Vorgaben erfüllen, insbesondere im Hinblick auf Dokumentensicherheit und -aufbewahrung?
10. Welche Rolle spielt MPS bei der Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)?
Da der Datenschutz in der heutigen Geschäftswelt immer wichtiger wird, stellt sich die Frage: Wie sorgt MPS dafür, dass alle Datenschutzvorgaben gemäß der DSGVO eingehalten werden, insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Druckdokumente?
11. Wie schnell kann MPS in meinem Unternehmen implementiert werden?
Unternehmen möchten oft wissen, wie lange es dauert, bis MPS vollständig implementiert und funktionsfähig ist. Was sind die typischen Zeitrahmen für die Implementierung und welche Schritte sind erforderlich, um den Service schnell und effizient in Betrieb zu nehmen?
Diese zusätzlichen Fragen decken wichtige Themen ab, die für Unternehmen von Interesse sind und gleichzeitig häufig nachgefragte Informationen zu Managed Print Services bieten.
Möchtest du diese Fragen in deinen Beitrag einbauen, oder sollen sie separat in einem FAQ-Abschnitt behandelt werden?
Fazit
Managed Print Services bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Sie helfen nicht nur dabei, die Druckkosten zu senken, sondern auch, die Effizienz zu steigern, die Sicherheit zu verbessern und die Umwelt zu schonen. Durch die Wahl eines kompetenten Anbieters, der die Druckinfrastruktur optimiert und kontinuierlich wartet, können Unternehmen langfristig von einer kostenbewussten und nachhaltigen Lösung profitieren.
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