Bestim­mun­gen der DSGVO bei Dru­cker und Kopie­rer oft­mals nicht erfüllt!

Nach­dem im Mai 2018 die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung / DSGVO in Kraft getre­ten ist, ist der Daten­schutz in vie­len Unter­neh­men bei Dru­ckern und Kopie­rern immer noch nicht aus­rei­chend. Wäh­rend vie­le Anwen­dun­gen auf dem Prüf­stand stan­den, wur­den die Dru­cker und Kopie­rer oft erst gar nicht beach­tet. Gera­de auf Dru­cker und Kopie­rer soll­te beson­de­re  Auf­merk­sam­keit gerich­tet wer­den, da per­sön­li­che Daten und Infor­ma­tio­nen  auf den Gerä­ten gespei­chert wer­den. Ob die Bestim­mun­gen und der Daten­schutz bei der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung / DSGVO ein­ge­hal­ten wer­den, lässt sich z.B. durch eine Check­lis­te durch den Daten­schutz­be­auf­trag­ten kontrollieren.

Oftmals werden die Bestimmungen zum Datenschutz er DSGVO bei Drucker und Kopierer nicht eingehalten

Adress­bü­cher frei zugäng­lich / Daten­schutz ausgehebelt

In vie­len Unter­neh­men ste­hen die Gerä­te in Flu­ren oder Kopier­räu­men, die durch jeden Mit­ar­bei­ter frei zugäng­lich sind. Nicht sel­ten sind die Adress­bü­cher aus dem Acti­ve Direc­to­ry per LDAP ange­bun­den. Somit haben teil­wei­se  Unbe­fug­te die Mög­lich­keit, ohne Anmel­dung  an per­sön­li­che Infor­ma­tio­nen zu gelan­gen. Gera­de in öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen tre­ten die­se Pro­ble­me immer wie­der auf. Hier wür­de eine Anmel­de­funk­ti­on für die Benut­zer­ober­flä­che des Gerä­tes schon helfen.

Doku­men­te frei zugänglich

Aber nicht nur Adress­bü­cher berei­ten dem Daten­schutz­be­auf­trag­ten gro­ßen Kum­mer, son­dern auch die Papier­aus­ga­be an zen­tra­len Gerä­ten. In den Aus­ga­be­fä­chern der Gerä­te lan­den immer wie­der per­sön­li­che Doku­men­te. Dabei wäre ein gespei­cher­ter Druck mit einer Frei­ga­be­funk­ti­on über einen PIN-Code kein finan­zi­el­ler Mehr­auf­wand. Alter­na­tiv kön­nen aber auch Frei­ga­ben über Kar­ten­le­se­ge­rä­ten erfol­gen. Die Doku­men­te wer­den erst dann gedruckt, wenn der Inha­ber der Doku­men­te per Chip, Trans­pon­der oder Magnet­kar­te die Auf­trä­ge freigibt.

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Fest­plat­ten der Dru­cker und Kopie­rer spei­chern per­sön­li­che Informationen

Um die Doku­men­te zwi­schen­zu­spei­chern, wer­den bei den Gerä­ten Fest­plat­ten ein­ge­setzt. Gera­de bei älte­ren Gerä­ten stellt das ein gro­ßes Risi­ko dar. Die Fest­plat­ten sind unzu­rei­chend ver­schlüs­selt und geschützt. Mit einem geeig­ne­ten Tool, kön­nen die per­sön­li­chen Infor­ma­tio­nen leicht wie­der­her­ge­stellt wer­den. Bei Test­käu­fen von gebrauch­ten Gerä­ten aus Inter­net­por­ta­len, wie z.B. bei Ebay, war es ein­fach mög­lich, die Daten wie­der­her­zu­stel­len. Neue und moder­ne Gerä­te set­zen Ver­schlüs­se­lungs­me­tho­den ein, die eine Wie­der­her­stel­lung nahe­zu ausschließen.

Benut­zer­ober­flä­che durch Pass­wör­ter sichern

Ein wei­te­rer Schwach­punkt ist die Benut­zer­ober­flä­che der Gerä­te. Damit mei­nen wir jetzt nicht die am Gerät sel­ber, son­dern die bequem am PC auf­ge­ru­fen wer­den kann. Auf dem soge­nann­ten Front­end oder auch Embedded Web­site (EWS) genannt, wer­den die Kon­fi­gu­ra­tio­nen vor­ge­nom­men. Die Benut­zer­ober­flä­che soll­te durch ein Pass­wort geschützt wer­den, damit Kon­fi­gu­ra­tio­nen nicht durch Unbe­fug­te vor­ge­nom­men wer­den sol­len. Denn auch hier lie­gen die Adress­bü­cher sonst offen und die Doku­men­te die zuletzt gedruckt wor­den sind, kön­nen kon­trol­liert werden.

DSGVO und IT-Security

Die DSGVO und die IT-Secu­ri­ty sind eng mit­ein­an­der ver­knüpft. Pau­schal könn­te man fast die Behaup­tung auf­stel­len, dass bei Gerä­ten wel­che die Bestim­mun­gen der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung / DSGVO ein­hal­ten, auch die Daten­si­cher­heit posi­tiv beein­flusst wird.

Wenn auch Sie Fra­gen zum Daten­schutz bzw. zur Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung / DSGVO bei Dru­ckern oder Kopie­rern haben, freu­en wir uns über eine Kontaktaufnahme.

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