Neuer Kopierer für Ihr Büro oder Homeoffice: Worauf sollten Sie achten?

Benötigen Sie ein neues Kopiergerät für Ihr Büro oder Homeoffice und sind unsicher, welches Modell am besten zu Ihren Anforderungen passt? Die Auswahl an Kopiergeräten ist groß, und es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, wie Druckvolumen, gewünschte Funktionen, Papierformate und die laufenden Betriebskosten. In diesem Ratgeber geben wir Ihnen wertvolle Tipps, damit Sie das passende Kopiergerät finden – egal, ob Sie ein kleines Büro betreiben oder ein effizientes Gerät für Ihr Homeoffice suchen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die sich langfristig auszahlt.

Was bei der Anschaffung eines neuen Kopierers zu beachten ist - Variante II - klein

@HP - tectonika

Inhaltsverzeichnis

Papierformate und Drucktechnologien: Was passt zu Ihrem Büro?

Ein entscheidender Aspekt bei der Wahl eines neuen Kopiergeräts ist das Papierformat. Viele kleine Büros und Homeoffices kommen mit dem Standardformat DIN A4 aus. Wenn Sie jedoch größere Dokumente drucken oder kopieren müssen, ist ein DIN A3-Kopiergerät sinnvoll, auch wenn es höhere Anschaffungskosten mit sich bringt. Überlegen Sie genau, ob diese Funktion wirklich notwendig ist, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob ein Laserdrucker oder ein Tintenstrahldrucker besser für Ihre Anforderungen geeignet ist. Laserdrucker sind bekannt für ihre Geschwindigkeit und die niedrigen Kosten pro Seite, besonders bei hohem Druckvolumen. Sie eignen sich ideal für Büros mit viel Schwarz-Weiß-Druck. Tintenstrahldrucker hingegen punkten mit ihrer Farbqualität und eignen sich für Büros, die regelmäßig farbige Dokumente, Fotos oder Grafiken drucken müssen, sind jedoch oft teurer im Verbrauchsmaterial.

Schwarz-Weiß oder Farbe? Kostenfalle Farbdruck vermeiden

Überlegen Sie, ob Ihr Kopiergerät wirklich farbig drucken muss. In vielen Büros wird der Großteil der Dokumente in Schwarz-Weiß gedruckt. Farbdruck kann bis zu zehnmal teurer sein. Falls Sie sich dennoch für ein Farbsystem entscheiden, empfehlen wir, zwei Treiber zu installieren – einen für Schwarz-Weiß-Druck und einen optional für Farbe.

Moderne Scanfunktionen für mehr Effizienz im Büroalltag

Heute bieten moderne Kopiergeräte nicht nur Kopier-, sondern auch umfassende Scanfunktionen. Funktionen wie Scan-to-Mail oder Scan-to-Folder sind unerlässlich, um Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und digitale Arbeitsprozesse zu unterstützen. Achten Sie darauf, dass Ihr neuer Kopierer eine Texterkennung (OCR) unterstützt, um Dokumente schnell weiterzuverarbeiten.

Automatischer beidseitiger Scanvorgang

Ein automatischer Dokumenteneinzug (ADF, DADF) sollte bei modernen Geräten Standard sein. Besonders effizient ist ein Dual-Scanner, der beide Seiten eines Dokuments in einem Durchgang scannt – das spart Zeit und erhöht die Produktivität im Büro.

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Wartungsverträge für Kopierer: Klarheit bei den Kosten

Wartungsverträge sorgen für klare Kostenstrukturen und schützen vor unvorhergesehenen Ausgaben. Diese Verträge decken die Kosten für technische Dienstleistungen sowie Verbrauchsmaterialien wie Toner und Tinte ab. Aufgrund steigender Preise für Supplies ist ein Wartungsvertrag eine sinnvolle Investition, die Transparenz schafft.

Schnelle Hilfe im Servicefall

Ein guter Servicevertrag sollte garantieren, dass technische Unterstützung zeitnah erfolgt, um Ausfallzeiten des Geräts zu minimieren. Achten Sie darauf, dass der Servicepartner in Ihrer Nähe ist und direkte Ansprechpartner verfügbar sind, um lange Wartezeiten an Hotlines zu vermeiden.

Fazit: Die beste Lösung für Ihr Kopiergerät

Egal, ob Sie ein kleines Büro oder ein Homeoffice betreiben: Die Wahl des richtigen Kopiergeräts hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Berücksichtigen Sie Papierformate, Drucktechnologien sowie die Langzeitkosten. Auch die Frage, ob Sie ein Gerät kaufen, leasen oder mieten, sollte gut durchdacht sein. Kaufen bietet langfristige Vorteile, während Leasing und Miete die Liquidität schonen und Flexibilität bieten, um immer auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. Lassen Sie sich umfassend beraten und nutzen Sie Teststellungen, um die beste Entscheidung zu treffen.