Wor­auf soll­te man beim Kauf von einem neu­en Kopie­rer achten?

Sie suchen einen neu­en Kopie­rer für Ihr Büro?  Im nach­fol­gen­den Bei­trag geben wir Ihnen ein paar Tipps, wor­auf Sie bei der Anschaf­fung ach­ten sollten.

Druck- und Kopier­ver­hal­ten aus der Ver­gan­gen­heit hel­fen bei der Neuanschaffung

Damit Sie unge­fähr wis­sen wel­che Anfor­de­run­gen Sie an das neue Sys­tem haben, emp­fiehlt es sich das Ver­hal­ten beim Kopie­ren und Dru­cken aus der Ver­gan­gen­heit zu betrach­ten. Es ist immer ein­fach, alle Optio­nen an dem neu­en Sys­tem erfüllt zu bekom­men. Doch beach­ten Sie, dass die­ser Luxus Sie auch teu­er zu ste­hen kom­men kann. Häu­fig erle­ben wir beim Abbau von Alt­sys­te­men, dass die ange­bo­te­nen Optio­nen gar nicht benutzt wur­den. Nicht sel­ten erle­ben wir, dass z.B. nach einer Stand­zeit eines Alt­sys­tems von 5 Jah­ren immer noch das ers­te Papier im DIN A3 Fach ein­ge­legt und mitt­ler­wei­le gelb­lich ver­färbt ist. Allei­ne die Wahl eines DIN A3 Sys­tems ver­dop­pelt die Anschaf­fungs­kos­ten von einem Kopierer.

Nicht nach den Anschaf­fungs­kos­ten einen neu­en Kopie­rer kaufen

Die Anschaf­fungs­kos­ten von neu­en Sys­te­men machen gera­de ein­mal ca. 10–15% der Kos­ten aus, die wäh­rend der gesam­ten Lauf­zeit eines Sys­tems ent­ste­hen. (TCO — Total Cost of Owners­hip) Daher emp­feh­len wir die Sys­te­me nicht allei­ne nach den Anschaf­fungs­kos­ten zu erwer­ben. Der „Löwen­an­teil“ der Kos­ten ent­ste­hen durch Ser­vice­leis­tun­gen und Sup­plies (Toner, Tin­te, Trom­meln, etc.) Daher gilt als Faust­for­mel: Lie­ber eine höhe­rer Leis­tungs­klas­se wäh­len, als eine nied­ri­ge­re, da die Fol­ge­kos­ten bei höhe­ren Leis­tungs­klas­sen im Ver­gleich güns­ti­ger sind.

Lea­sen, Mie­ten oder Kaufen?

Immer wie­der stellt sich die Fra­ge, ob das Sys­tem zur Mie­te, zum Kauf oder zum Lea­sing ange­schafft wer­den soll. Das hängt letzt­end­lich von Unter­neh­men selbst ab, wel­che Opti­on für die Anschaf­fung bevor­zugt wird. Mie­te oder Lea­sing haben den Vor­teil, dass neue und viel­leicht teu­re Sys­te­me die Liqui­di­tät schon. Am bes­ten ist es, die geplan­te Inves­ti­ti­on kurz mit ihrem Steu­er­be­ra­ter durchsprechen.

Alte Zäh­ler­stän­de helfen

Zäh­ler­stand und Stand­zeit von den Alt­sys­te­men hel­fen bei der Aus­wahl des Neu­sys­tems, um das monat­li­che Druck- und Kopier­vo­lu­men fest­zu­stel­len. Alter­na­tiv kann auch der monat­li­che Papier­ver­brauch geschätzt wer­den. Wird ein Sys­tem falsch ein­ge­schätzt, kann das teu­re Aus­wir­kun­gen haben. Die Unter­halts­kos­ten der Sup­plies lie­gen ver­gleichs­wei­se höher, als bei Sys­te­men die rich­tig ein­ge­schätzt werden

Schwarz-Weiß oder Farbe?

Muss das Gerät wirk­lich far­big dru­cken oder kopie­ren? Im Büro­all­tag wird der Schrift­ver­kehr über­wie­gend schwarz-weiß gedruckt. Die Kos­ten für den Farb­druck kön­nen (je nach Leis­tungs­klas­se) um das 5–10 fache höher lie­gen als beim SW-Druck. Wenn es den­noch ein Farb­sys­tem sein soll, emp­fiehlt es sich zwei Gerä­te­trei­ber zu instal­lie­ren. Ein­mal den Trei­ber für den SW-Druck als Stan­dard und ein­mal optio­nal den Gerä­te­trei­ber als Farbdruck.

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Scan­funk­tio­nen der neu­en Kopie­rer unter­stützt meh­re­re Arbeitsprozesse

Das Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung macht auch beim Kopie­rer nicht halt. Wäh­rend frü­her aus­schließ­lich „nur“ kopiert wur­de, ist der Scan­be­trieb heut­zu­ta­ge nicht mehr weg­zu­den­ken. Arbeits­pro­zes­se im Büro wer­den opti­miert, z.B. um ein Abla­ge­sys­tem für Doku­men­te zu erstel­len, bis hin zu moder­nen Doku­ment­ma­nage­ment­sys­te­me (DMS) zu unter­stüt­zen. Ach­ten Sie daher auf Funk­tio­nen, wie zum Bei­spiel Scan-to-Mail, Scan-to-Fol­der / SMB und in wel­chen Datei­ty­pen (PDF, JPG, TIFF, M‑TIFF) gescannt wer­den kann.

Dop­pel­sei­ti­ger Scan­vor­gang in einem Durchgang

Wenn ein Doku­ment nach dem Scan­nen wei­ter bear­bei­tet wer­den soll, hilft die Tex­ter­ken­nung wie das OCR wei­ter. Fra­gen Sie even­tu­ell bei Her­stel­lern von Soft­ware­lö­sun­gen (z.B. DATEV) nach, ob es für die Anwen­dun­gen  oder Pro­gram­me zer­ti­fi­zier­te Kopie­rer gibt.

Dop­pel­sei­ti­ger Scan­vor­gang im einem Durchgang

Der Kopie­rer soll­te zwin­gend über einen auto­ma­ti­schen Ori­gi­nal­ein­zug (RDF, DADF oder ADF) für die Sca­n­op­ti­on ver­fü­gen, damit meh­re­re Doku­men­te in einem Durch­gang ein­ge­legt wer­den kön­nen. Idea­ler­wei­se ver­fügt das Sys­tem über ein Dual­scan­ner. Damit kön­nen beid­sei­tig bedruck­te Doku­men­te in einem Durch­gang gescannt werden.

War­tungs­ver­trä­ge für Kopie­rer sor­gen für Transparenz

Da der Betrieb von Kopie­rern hohe Kos­ten mit sich bringt, gilt es die genau­en Kos­ten dafür zu ken­nen.  Dabei hilft ein War­tungs­ver­trag, der durch eine monat­li­che Pau­scha­le ALLE Kos­ten abdeckt. Zum einen die Kos­ten für die tech­ni­sche Dienst­leis­tun­gen (Anfahrt­kos­ten und Abfahrts­kos­ten, Tech­ni­ker­kos­ten) zum ande­ren auch die Kos­ten für das Sup­plies (Toner, Tin­te, Trom­meln etc.). Gera­de die Kos­ten für das Sup­plies gilt es zu begren­zen, da erfah­rungs­ge­mäß im Lau­fe der Zeit die Kos­ten dafür steigen.

Schnel­le Hil­fe im Servicefall

Legen Sie soge­nann­te SLA (Ser­vice Level Agree­ment) fest, bis wann der tech­ni­sche Sup­port bei Ihnen ist, damit die Aus­fall­zei­ten für den neu­en Kopie­rer so kurz wie mög­lich gehal­ten wer­den. Idea­ler­wei­se befin­det sich der Ser­vice­part­ner in der Nähe und ver­fügt über direk­te Ansprech­part­ner ohne stun­den­lang in der War­te­schlei­fe einer Hot­line zu verweilen.

Test­stel­lun­gen vom Fach­han­del nutzen

„Drum prü­fe wer sich ewig bin­det!“ gilt auch beim Kauf eines Kopie­rers bzw. beim Abschluss eines War­tungs­ver­tra­ges. Nut­zen Sie die Mög­lich­keit des Besuchs von Aus­stel­lungs­räu­men und Test­stel­lun­gen, so kön­nen Sie sich am bes­ten mit einem neu­en Kopie­rer ver­traut machen. tec­to­ni­ka ermög­licht Ihnen die Opti­on und wir stel­len Ihnen die neu­en Kopie­rer ger­ne bei uns im Aus­stel­lungs­raum oder alter­na­tiv bei Ihnen vor. Oder Sie wün­schen eine fach­li­che Bera­tung für einen neu­en Kopie­rer? Las­sen Sie sich durch unse­re per­sön­li­chen Ansprech­part­ner kos­ten­los bera­ten und nut­zen Sie das Kon­takt­for­mu­lar oder rufen Sie ein­fach an.

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