Worauf sollte man beim Kauf von einem neuen Kopierer achten?

Sie suchen einen neuen Kopierer für Ihr Büro?  Im nachfolgenden Beitrag geben wir Ihnen ein paar Tipps, worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten.

Druck- und Kopierverhalten aus der Vergangenheit helfen bei der Neuanschaffung

Damit Sie ungefähr wissen welche Anforderungen Sie an das neue System haben, empfiehlt es sich das Verhalten beim Kopieren und Drucken aus der Vergangenheit zu betrachten. Es ist immer einfach, alle Optionen an dem neuen System erfüllt zu bekommen. Doch beachten Sie, dass dieser Luxus Sie auch teuer zu stehen kommen kann. Häufig erleben wir beim Abbau von Altsystemen, dass die angebotenen Optionen gar nicht benutzt wurden. Nicht selten erleben wir, dass z.B. nach einer Standzeit eines Altsystems von 5 Jahren immer noch das erste Papier im DIN A3 Fach eingelegt und mittlerweile gelblich verfärbt ist. Alleine die Wahl eines DIN A3 Systems verdoppelt die Anschaffungskosten von einem Kopierer.

Nicht nach den Anschaffungskosten einen neuen Kopierer kaufen

Die Anschaffungskosten von neuen Systemen machen gerade einmal ca. 10-15% der Kosten aus, die während der gesamten Laufzeit eines Systems entstehen. (TCO – Total Cost of Ownership) Daher empfehlen wir die Systeme nicht alleine nach den Anschaffungskosten zu erwerben. Der „Löwenanteil“ der Kosten entstehen durch Serviceleistungen und Supplies (Toner, Tinte, Trommeln, etc.) Daher gilt als Faustformel: Lieber eine höherer Leistungsklasse wählen, als eine niedrigere, da die Folgekosten bei höheren Leistungsklassen im Vergleich günstiger sind.

Leasen, Mieten oder Kaufen?

Immer wieder stellt sich die Frage, ob das System zur Miete, zum Kauf oder zum Leasing angeschafft werden soll. Das hängt letztendlich von Unternehmen selbst ab, welche Option für die Anschaffung bevorzugt wird. Miete oder Leasing haben den Vorteil, dass neue und vielleicht teure Systeme die Liquidität schon. Am besten ist es, die geplante Investition kurz mit ihrem Steuerberater durchsprechen.

Alte Zählerstände helfen

Zählerstand und Standzeit von den Altsystemen helfen bei der Auswahl des Neusystems, um das monatliche Druck- und Kopiervolumen festzustellen. Alternativ kann auch der monatliche Papierverbrauch geschätzt werden. Wird ein System falsch eingeschätzt, kann das teure Auswirkungen haben. Die Unterhaltskosten der Supplies liegen vergleichsweise höher, als bei Systemen die richtig eingeschätzt werden

Schwarz-Weiß oder Farbe?

Muss das Gerät wirklich farbig drucken oder kopieren? Im Büroalltag wird der Schriftverkehr überwiegend schwarz-weiß gedruckt. Die Kosten für den Farbdruck können (je nach Leistungsklasse) um das 5-10 fache höher liegen als beim SW-Druck. Wenn es dennoch ein Farbsystem sein soll, empfiehlt es sich zwei Gerätetreiber zu installieren. Einmal den Treiber für den SW-Druck als Standard und einmal optional den Gerätetreiber als Farbdruck.

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Scanfunktionen der neuen Kopierer unterstützt mehrere Arbeitsprozesse

Das Zeitalter der Digitalisierung macht auch beim Kopierer nicht halt. Während früher ausschließlich „nur“ kopiert wurde, ist der Scanbetrieb heutzutage nicht mehr wegzudenken. Arbeitsprozesse im Büro werden optimiert, z.B. um ein Ablagesystem für Dokumente zu erstellen, bis hin zu modernen Dokumentmanagementsysteme (DMS) zu unterstützen. Achten Sie daher auf Funktionen, wie zum Beispiel Scan-to-Mail, Scan-to-Folder / SMB und in welchen Dateitypen (PDF, JPG, TIFF, M-TIFF) gescannt werden kann.

Doppelseitiger Scanvorgang in einem Durchgang

Wenn ein Dokument nach dem Scannen weiter bearbeitet werden soll, hilft die Texterkennung wie das OCR weiter. Fragen Sie eventuell bei Herstellern von Softwarelösungen (z.B. DATEV) nach, ob es für die Anwendungen  oder Programme zertifizierte Kopierer gibt.

Doppelseitiger Scanvorgang im einem Durchgang

Der Kopierer sollte zwingend über einen automatischen Originaleinzug (RDF, DADF oder ADF) für die Scanoption verfügen, damit mehrere Dokumente in einem Durchgang eingelegt werden können. Idealerweise verfügt das System über ein Dualscanner. Damit können beidseitig bedruckte Dokumente in einem Durchgang gescannt werden.

Wartungsverträge für Kopierer sorgen für Transparenz

Da der Betrieb von Kopierern hohe Kosten mit sich bringt, gilt es die genauen Kosten dafür zu kennen.  Dabei hilft ein Wartungsvertrag, der durch eine monatliche Pauschale ALLE Kosten abdeckt. Zum einen die Kosten für die technische Dienstleistungen (Anfahrtkosten und Abfahrtskosten, Technikerkosten) zum anderen auch die Kosten für das Supplies (Toner, Tinte, Trommeln etc.). Gerade die Kosten für das Supplies gilt es zu begrenzen, da erfahrungsgemäß im Laufe der Zeit die Kosten dafür steigen.

Schnelle Hilfe im Servicefall

Legen Sie sogenannte SLA (Service Level Agreement) fest, bis wann der technische Support bei Ihnen ist, damit die Ausfallzeiten für den neuen Kopierer so kurz wie möglich gehalten werden. Idealerweise befindet sich der Servicepartner in der Nähe und verfügt über direkte Ansprechpartner ohne stundenlang in der Warteschleife einer Hotline zu verweilen.

Teststellungen vom Fachhandel nutzen

„Drum prüfe wer sich ewig bindet!“ gilt auch beim Kauf eines Kopierers bzw. beim Abschluss eines Wartungsvertrages. Nutzen Sie die Möglichkeit des Besuchs von Ausstellungsräumen und Teststellungen, so können Sie sich am besten mit einem neuen Kopierer vertraut machen. tectonika ermöglicht Ihnen die Option und wir stellen Ihnen die neuen Kopierer gerne bei uns im Ausstellungsraum oder alternativ bei Ihnen vor. Oder Sie wünschen eine fachliche Beratung für einen neuen Kopierer? Lassen Sie sich durch unsere persönlichen Ansprechpartner kostenlos beraten und nutzen Sie das Kontaktformular oder rufen Sie einfach an.

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