Was Sie über Freikopien beim Mieten von Kopierern unbedingt wissen sollten!

Jeder, der schon einmal einen Drucker oder Kopierer gemietet hat, kennt die Probleme mit den Freikopien. Für viele ist es unheimlich schwer einzuschätzen, wieviel Seiten im Alltag gedruckt werden. Um nämlich einen Drucker oder Kopierer zu mieten, wird mit dem Vertragspartner ein monatliches Druckvolumen (Freikopien / Freidrucke) vereinbart. Anhand dessen, wird eine monatliche Pauschale vereinbart. Ärgerlich ist für viele Kunden allerdings, wenn Freikopien vereinbart wurden und diese nicht erreicht werden. In der Regel verfallen die Freikopien und gehen zu Lasten des Kunden. Da oftmals ein gemieteter / geleaster Drucker / Kopierer über Jahre vertraglich vereinbart wird, kann bei abnehmenden Druckaufkommen manchmal viel Geld verschenkt werden.

tectonika gegen den Branchentrend

tectonika findet diese Verfahrensweise gegenüber dem Kunden ungerecht und vereinbart mit dem Kunden ein faires Abrechnungsmodell. Ähnlich wie bei einer Nebenkostenabrechnung oder Stromrechnung werden die vereinbarten Freikopien abgerechnet. Wird weniger als vereinbart gedruckt, erhält der Kunde die Freikopien gutgeschrieben. Ist das Druckvolumen höher als vereinbart, werden die gedruckten Seiten nachberechnet. Es fallen also nur Kosten für die tatsächlich gedruckten Seiten an.

Wie erfolgt die Abrechnung der Freikopien?

Früher, als es noch keine Druckverwaltungslösung (Fleetmanager) gab, wurden die Zählerstände telefonisch oder per Fax vom Kunden aufwendig übermittelt. Das alte Abrechnungsmodell brachte einen hohen administrativen Aufwand mit sich: Ein Mitarbeiter des Unternehmens musste über das Menü des Druckers / Kopierers die Zählerstände auslesen und dem Vermieter mitteilen. Mittlerweile erfolgt die Zählerstandsübermittlung automatisch mittels einer Software. Die Zählerstände werden der Software automatisch mitgeteilt und dem Vermieter übermittelt.

Nach der Übermittlung der Zählerstände erfolgt die Abrechnung. Die vereinbarten Freikopien werden mit den tatsächlich gedruckten Seiten verglichen. Kommt es zu Abweichungen mit den vereinbarten Freikopien, werden dem Kunden entweder die zu wenig gedruckten Seiten gutgeschrieben oder wenn mehr gedruckt wurde als vereinbart, wird nachberechnet.

Können die Freikopien während des Vertrags angepasst werden?

Ja, weichen die Freikopien von dem vereinbarten Druckvolumen ab, können diese jederzeit angepasst werden. Teilweise macht das auch Sinn, da viele Firmen eine hohe Nachzahlung scheuen, wenn mehr Seiten gedruckt werden als angegeben. Aber auch bei einem abnehmenden Druckvolumen empfiehlt es sich die Anzahl der Freikopien anzupassen. Schließlich soll der Vermieter auch nicht mit Geld arbeiten, welches ihm gar nicht zusteht.

Wenn auch Sie einen Drucker oder Kopierer mieten und weitere Informationen zum Thema Freikopien erhalten möchten, helfen wir gerne mit einer kostenlosen Beratung weiter. Hierzu können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen.