Was sind Freikopien und warum sind sie wichtig?

Was sind Freikopien und warum sind sie wichtig?

Freikopien sind eine vertraglich festgelegte Anzahl von Druckseiten, die im Miet- oder Leasingpreis eines Druckers oder Kopierers enthalten sind. Diese Inklusivseiten ermöglichen es Unternehmen, ihre Druckkosten besser zu kontrollieren und unvorhergesehene Ausgaben zu vermeiden.

Vorteile von Freikopien:

• Planbare Druckkosten: Unternehmen wissen genau, wie hoch die monatlichen Druckkosten ausfallen.
• Einfachheit: Kein komplexes Abrechnungsmodell für jeden einzelnen Druck.
• Flexibilität: Anbieter ermöglichen oft Anpassungen, wenn sich das Druckvolumen ändert.

Häufig gibt es jedoch Missverständnisse. Viele Kunden wissen nicht, dass nicht genutzte Freikopien häufig verfallen oder dass zusätzliche Seiten separat abgerechnet werden.

Wie funktionieren Freikopien bei Miet- oder Leasingverträgen?

Freikopien sind häufig Teil eines Service- oder Wartungsvertrags. Diese Modelle bieten Inklusivseiten, die monatlich oder jährlich genutzt werden können. Wenn das Kontingent überschritten wird, entstehen Zusatzkosten pro Seite, die vertraglich festgelegt sind.

Typische Abrechnungsmodelle:

• Pauschale Abrechnung: Feste monatliche Kosten inklusive einer bestimmten Seitenanzahl.
• Variable Abrechnung: Zusätzliche Seiten werden zu einem festen Preis pro Seite abgerechnet.
• Hybridmodelle: Kombination aus fixen und flexiblen Seitenkontingenten.

Beispiel: Wenn Ihr Vertrag 1.000 Freikopien pro Monat umfasst und Sie nur 800 Seiten drucken, verfallen die restlichen 200 Seiten oft.

Service- und Wartungsverträge: Was ist enthalten?

Ein Wartungsvertrag bietet nicht nur Freikopien, sondern auch eine umfassende Betreuung für den gemieteten Drucker oder Kopierer.

Leistungsumfang:

• Regelmäßige Wartung und Inspektionen.
• Reparaturen bei technischen Problemen.
• Lieferung von Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Papier.

Ein solcher Vertrag kann langfristig Kosten sparen, da er unvorhergesehene Ausgaben reduziert.