Festplatte in Druckern und Kopierer löschen – Aber sicher (doch)!

Festplatte löschen – oder ich weiß, was Du letzten Sommer gedruckt hast. Die Einleitung des Beitrages klingt hier wie ein bekannter Filmtitel, ist aber bittere Realität im Büroalltag. Oftmals gehen Benutzer von Kopierern sehr sorglos mit Festplatten in den Kopierern um. Testkäufe bei Auktionshäusern (eBay / Ebay Kleinanzeigen) durch Verbrauchermagazine (WISO, Markt, Plusminus etc.) haben gezeigt, wie einfach datengeschützte Informationen wiederhergestellt werden können, trotzdem sie gelöscht wurden (z.B. bei gebrauchten Druckern / Kopierern). Wir möchten Ihnen kurz erklären, worauf es beim sicheren Umgang mit Informationen und Daten ankommt.

PC-Technik beim Kopierer angekommen

Das Zeitalter der Digitaltechnik ist natürlich mittlerweile auch beim Kopierer angekommen. Während früher analoge Kopiersysteme benutzt wurden, stehen heute multifunktionale Drucker in den Büros. Damit Prozesse wie, Kopieren, Scannen oder Faxen ausgeführt werden können, befindet sich modernste PC-Technik in den Kopierern. Dazu gehört auch eine Festplatte, die den Kopierer bei der Ausführung unterstützt.

Wozu braucht man eine Festplatte in den Kopierern?

Zur Zwischenspeicherung werden in den Kopierern Festplatten eingebaut. So können z.B. mehrere Druck- oder Kopieraufträge zwischengespeichert werden, ohne dass der Kopierer überlastet ist. Die Festplatte dient also dazu, die multifunktionalen Anwendungen zu unterstützen bzw. die Daten und Informationen schneller zu verarbeiten.

Flüchtige und nichtflüchtige Speicher

Aber nicht in jeden Kopierer sind Festplatten eingebaut. Gerade in den unteren Leistungsklassen werden günstigere Speicherchips eingebaut (sogenannte flüchtige Speicher). Sobald die Geräte Stromkosten sind, verlieren sie Ihre Daten und Informationen. Was sich zuerst wie ein Vorteil anhört, bringt allerdings auch ein paar Nachteile mit sich. Gerade wenn größere oder komplexere Daten verarbeitet werden müssen, kommt es zu Problemen bei der Speicherung.

Wie stelle ich fest, ob eine Festplatte in einen Drucker oder Kopierer eingebaut ist?

Ob eine Festplatte in Ihrem Gerät verbaut ist, lässt sich u.a. feststellen, wenn Sie das Datenblatt von Ihrem Gerät durchlesen. Alternativ können Sie auch die Konfiguration am Gerät ausdrucken. Bei jedem Gerät können Sie betriebseigene Informationen ausdrucken lassen. Dort wird auch der Einbau der Festplatte dokumentiert. Wie man an einen solchen Konfigurationsdruck kommt, lässt sich einfach in der Bedienungsanleitung nachlesen.

Wie lösche ich die Festplatte beim Kopierer?

Wenn Sie einen Kopierer verkaufen oder entsorgen möchten, empfehlen wir die Festplatte separat auszubauen und zu vernichten. Die einfachste Weise die Daten zu löschen ist die physikalische Zerstörung des Datenträgers. Bohren Sie hierzu einfach Löcher in die Festplatte, damit Informationen oder Daten nicht mehr wiederhergestellt werden können.
Natürlich gibt es auch Programme, die Ihre Festplatte löschen. Die sind allerdings in der Regel sehr teuer und diverse Firmen haben sich auf die Löschung der Daten spezialisiert. Beachten Sie aber, egal in welchen Fall, dass der Ausbau oder die Löschung durch externe Firmen dokumentiert werden muss, damit Sie auch Rechtssicherheit in Hinblick auf die DSGVO haben.

Festplatte verschlüsseln schützt vor Datenmissbrauch

Aber nicht nur beim Verkauf oder bei der Entsorgung ist auf den Schutz der Daten zu achten. Auch während des Betriebes gilt es auf den Datenschutz zu achten. Diese Einstellungen dauern zwar ein bisschen länger, schützen aber den Kunden vor der Wiederherstellung der Daten. Wenn Sie einen Drucker oder Kopierer kaufen, mieten oder leasen, achten Sie auf die Verschlüsselung der Festplatten. So sind Ihre Daten vor Missbrauch geschützt und können nicht wiederhergestellt werden.

Kopierer vor Hackern und Viren schützen

Natürlich wissen Kriminelle, welche Schwachpunkte im Unternehmen zu finden sind. Dazu gehören leider auch die Kopierer, weil diese nach wie vor stiefmütterlich behandelt werden. Während bei PCs oder Servern peinlichst auf die Unternehmenssicherheit (z.B. durch Virenprogramme, Firewall etc.) geachtet wird, fällt dieser Schutz bei Kopierern oftmals weg. So ist es für Hacker einfach, durch die Schwachstelle ins Unternehmen einzudringen und z.B. die Daten der Festplatten der Kopierer auszulesen.

Warum sollte beim Drucker / Kopierer die Firmware aktualisiert werden?

Mit den Anforderungen an die Betriebssysteme, steigt auch die Anforderung an den Drucker oder Kopierer. Leider verzichten Kunden auf die Aktualisierung, da sie z.B. alternative Toner oder Tinte einsetzen und nach einem Update der Firmware nicht mehr benutzen können. Aber gerade diese Updates sichern dem Kunden die reibungslose Funktion des Gerätes. Für Anwendungen, die z.B. PDF-Dokumente verarbeiten, ist die Aktualisierung der Firmware enorm wichtig, da die Daten sonst nicht richtig verarbeitet werden und es zu Fehlermeldungen am Drucker oder Kopierer kommt.

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