Rollout der Drucker und Kopierer – Runter mit den Druckkosten

Viele Firmen und Unternehmen kennen das Problem von gewachsenen Strukturen und wenn das IT-Equipment nach und nach angeschafft wird. Das gilt natürlich auch für die Drucker und Kopierer. Teure Verwaltungs- und Prozesskosten entstehen und sind enorme Kostentreiber für die Unternehmen. Eine Vereinheitlichung vom Equipment, wie z.B. durch einen Rollout, scheuen viele Firmen. Dabei ist der Arbeitsaufwand gar nicht so hoch wie manche denken und die Druckkosten werden sofort gesenkt. Doch leider nehmen immer noch die Unordnung im Unternehmen hin.

Eine klassische Situation im Mittelstand

Nehmen wir als Annahme ein Unternehmen mit 10-15 Mitarbeiter. Es ist nicht ungewöhnlich, dass dort 3-5 verschiedene Drucker oder Kopierer stehen.  Als Zentraldrucker steht der DIN A3 Kopierer den Mitarbeitern zur Verfügung und die anderen Drucker / Kopierer sind auf diversen Arbeitsplätzen verteilt. Da die Geräte, zum Beispiel durch gewachsene Strukturen, nach und nach angeschafft wurden, sind verschiedene Modelle im Einsatz. Im ungünstigsten Fall werden auch unterschiedliche Hersteller eingesetzt. Die meisten Firmen kennen leider noch nicht einmal die genauen Kosten für die Drucker und Kopierer. Die Ausgaben belaufen sich Im Schnitt auf ca. 5% vom Gesamtumsatz eines Unternehmens. Einsparpotentiale bei Druckern und Kopierer und Senkung der Druckkosten ist für viele ein Fremdwort.

Unverhältnismäßige hohe Lagerkosten für Toner oder Tinte

Für die unterschiedlichen Abteilungen hat diese Situation weitreichende Folgen. Um ein Leerlaufen der Geräte zu verhindern, wird für jeden Drucker oder Kopierer Toner oder Tinte bevorratet. Für ein Farbgerät kommen schnell (je nach Gerätegröße) schnell 500-1000 Euro zusammen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass in einem Unternehmen 1000-2000 Euro an totes Kapital im Lager liegen. Tritt dann noch der Worst Case ein und das Gerät geht Defekt, kann für den neuen Drucker oder Kopierer das Verbrauchsmaterial nicht mehr verwendet werden. Unbenutzte und nicht mehr verwendbare Verbrauchsartikel sind wahrhaftig keine Seltenheit im Unternehmen.

Ist der Toner oder die Tinte nicht rechtzeitig vor Ort, steht das Unternehmen still

Natürlich gibt es auch das komplette Gegenteil, wenn der Drucker oder Kopierer keinen Toner oder Tinte mehr hat. So steht im schlimmsten Fall das Unternehmen still, wenn z.B. keine Lieferscheine gedruckt werden können und die Ware nicht versendet werden kann. Hektisch fängt der Mitarbeiter nach einem Lieferanten zu suchen, der das geeignete Verbrauchsmaterial auf Lager hat. Dadurch, dass der Fachhandel durch dem Onlinehandel fast vollständig ersetzt wurde, wird die Suche zur wahren Odyssee. Stundenlange Recherche im Internet treiben die Prozesskosten für den Vorgang in extremer Höhe.

Verschiedene Modelle erschweren die Betreuung der Drucker und Kopierer

Apropos Prozesskosten. Durch die Vielzahl der Hersteller und der Modelle ist auch die Betreuung durch IT nicht einfacher. Verschiedene Einstellungen an dem Gerät, Treiber und den Konfigurationen erschweren das Managen der Geräte. Durch die unterschiedlichen Einstellungen wird der Zeitumfang der Betreuung extrem höher, da individuell auf jedes Gerät immer eingegangen werden muss.

Fehlender Ansprechpartner bei Reparaturen oder Wartungen

Ähnlich sich es auch bei der technischen Betreuung der Geräte aus. Fällt das Gerät etwa z.B. durch einen Papierstau aus oder der Drucker oder Kopierer schmiert aus unerklärlichen Gründen, ist schnelle Hilfe gefragt. Fehlende Ansprechpartner erschweren die Reparatur der Drucker oder Kopierer. Aus Erfahrung wissen wir, dass die Reparatur der Geräte sich bis zu ein bis zwei Wochen hinziehen kann. So lange kann ein Unternehmen in der Regel nicht auf das Gerät verzichten.

MPS lautet das Zauberwort für die Reduzierung der Druck- und Prozesskosten

Das sind jetzt nur einige Beispiel, die die Betreuung der Drucker und Kopierer komplizieren und die Kosten für die Prozesse unnötig in die Höhe treibt. Das Zauberwort für für eine Reduzierung der Prozesskosten lautet MPS (Managed Print Services). Durch eine Vereinfachung der Struktur lassen sich die Kosten (Prozesskosten / Druckkosten) deutlich reduzieren. Die Geräte werden zum Kaufen, Mieten oder Leasen den Firmen angeboten. Der Serviceanteil für den technischen Support (Reparatur, Wartung etc.) und die Verbrauchsmaterialen (Toner, Tinte, Trommeln etc.), werden anhand einer monatlichen Seitenleistung festgelegt. So schützen sich die Kunden vor unvorhersehbare Ausgaben. Die Kosten für die Drucker und Kopierer sind somit über Jahre planbar.

Vor einem Rollout Aufnahme der IST-Situation

Am Anfang wird eine Bestandsaufnahme der Drucker und Kopierer aufgenommen. Wie viele Geräte werden eingesetzt und wieviel Seiten werden gedruckt und kopiert. Zur Unterstützung wird Seitenzahlermittlung werden Druckverwaltungslösungen eingesetzt, die ein monatliches Druckvolumen ermitteln. Somit lässt sich die geeignete Leistungsklasse der Drucker oder Kopierer ermitteln.

Sobald alle Informationen vollständig sind, wird mit der Auswertung begonnen. Anhand der Daten lassen sich die aktuellen Kosten für die Drucker und Kopierer ermitteln. Hier wird vielen Kunden erst einmal bewusst, wie hoch die tatsächlichen Kosten sind. Den meisten Unternehmen fehlt die Transparenz bei den Druckkosten.

Konzept für das Rollout erfolgt in enger Abstimmung mit dem Kunden

Anschließend sucht der Anbieter nach einer idealen Lösung, um die Gerätestruktur vom Kunden zu optimieren. Zusammen mit dem Kunden werden die idealen Standorte der Geräte ermittelt. Nach Abschluss der Recherchen, wird das Konzept für das Rollout vorgestellt.

Kommt es zur Auftragsvergabe, wird ein Termin für das Rollout festgelegt. Der Rollout wird vom Termin natürlich so gewählt, dass der Büroalltag weitestgehend nicht unterbrochen wird. In enger Abstimmung mit der IT werden die Einstellungen und Konfiguration getroffen, so dass sofort nach dem Rollout die Drucker und Kopierer eingesetzt werden können.

Vorteil vom Rollout liegt bei der Zufriedenheit vom Kunden

Unsere langjährigen Erfahrungen zeigen, dass nach dem Rollout viele Kunden sich fragen, warum sie nicht eher den Schritt gewählt haben. Wenn Sie auch Fragen zum Rollout Ihrer Drucker und Kopierer haben, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme. Nutzen Sie dazu das Kontaktformular oder rufen Sie einfach an.

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