Roll­out der Dru­cker und Kopie­rer — Run­ter mit den Druckkosten

Vie­le Fir­men und Unter­neh­men ken­nen das Pro­blem von gewach­se­nen Struk­tu­ren und wenn das IT-Equip­ment nach und nach ange­schafft wird. Das gilt natür­lich auch für die Dru­cker und Kopie­rer. Teu­re Ver­wal­tungs- und Pro­zess­kos­ten ent­ste­hen und sind enor­me Kos­ten­trei­ber für die Unter­neh­men. Eine Ver­ein­heit­li­chung vom Equip­ment, wie z.B. durch einen Roll­out, scheu­en vie­le Fir­men. Dabei ist der Arbeits­auf­wand gar nicht so hoch wie man­che den­ken und die Druck­kos­ten wer­den sofort gesenkt. Doch lei­der neh­men immer noch die Unord­nung im Unter­neh­men hin.

Eine klas­si­sche Situa­ti­on im Mittelstand

Neh­men wir als Annah­me ein Unter­neh­men mit 10–15 Mit­ar­bei­ter. Es ist nicht unge­wöhn­lich, dass dort 3–5 ver­schie­de­ne Dru­cker oder Kopie­rer ste­hen.  Als Zen­tral­dru­cker steht der DIN A3 Kopie­rer den Mit­ar­bei­tern zur Ver­fü­gung und die ande­ren Dru­cker / Kopie­rer sind auf diver­sen Arbeits­plät­zen ver­teilt. Da die Gerä­te, zum Bei­spiel durch gewach­se­ne Struk­tu­ren, nach und nach ange­schafft wur­den, sind ver­schie­de­ne Model­le im Ein­satz. Im ungüns­tigs­ten Fall wer­den auch unter­schied­li­che Her­stel­ler ein­ge­setzt. Die meis­ten Fir­men ken­nen lei­der noch nicht ein­mal die genau­en Kos­ten für die Dru­cker und Kopie­rer. Die Aus­ga­ben belau­fen sich Im Schnitt auf ca. 5% vom Gesamt­um­satz eines Unter­neh­mens. Ein­spar­po­ten­tia­le bei Dru­ckern und Kopie­rer und Sen­kung der Druck­kos­ten ist für vie­le ein Fremdwort.

Unver­hält­nis­mä­ßi­ge hohe Lager­kos­ten für Toner oder Tinte

Für die unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen hat die­se Situa­ti­on weit­rei­chen­de Fol­gen. Um ein Leer­lau­fen der Gerä­te zu ver­hin­dern, wird für jeden Dru­cker oder Kopie­rer Toner oder Tin­te bevor­ra­tet. Für ein Farb­ge­rät kom­men schnell (je nach Gerä­te­grö­ße) schnell 500‑1000 Euro zusam­men. Es ist nicht unge­wöhn­lich, dass in einem Unter­neh­men 1000–2000 Euro an totes Kapi­tal im Lager lie­gen. Tritt dann noch der Worst Case ein und das Gerät geht Defekt, kann für den neu­en Dru­cker oder Kopie­rer das Ver­brauchs­ma­te­ri­al nicht mehr ver­wen­det wer­den. Unbe­nutz­te und nicht mehr ver­wend­ba­re Ver­brauchs­ar­ti­kel sind wahr­haf­tig kei­ne Sel­ten­heit im Unternehmen.

Ist der Toner oder die Tin­te nicht recht­zei­tig vor Ort, steht das Unter­neh­men still

Natür­lich gibt es auch das kom­plet­te Gegen­teil, wenn der Dru­cker oder Kopie­rer kei­nen Toner oder Tin­te mehr hat. So steht im schlimms­ten Fall das Unter­neh­men still, wenn z.B. kei­ne Lie­fer­schei­ne gedruckt wer­den kön­nen und die Ware nicht ver­sen­det wer­den kann. Hek­tisch fängt der Mit­ar­bei­ter nach einem Lie­fe­ran­ten zu suchen, der das geeig­ne­te Ver­brauchs­ma­te­ri­al auf Lager hat. Dadurch, dass der Fach­han­del durch dem Online­han­del fast voll­stän­dig ersetzt wur­de, wird die Suche zur wah­ren Odys­see. Stun­den­lan­ge Recher­che im Inter­net trei­ben die Pro­zess­kos­ten für den Vor­gang in extre­mer Höhe.

Ver­schie­de­ne Model­le erschwe­ren die Betreu­ung der Dru­cker und Kopierer

Apro­pos Pro­zess­kos­ten. Durch die Viel­zahl der Her­stel­ler und der Model­le ist auch die Betreu­ung durch IT nicht ein­fa­cher. Ver­schie­de­ne Ein­stel­lun­gen an dem Gerät, Trei­ber und den Kon­fi­gu­ra­tio­nen erschwe­ren das Mana­gen der Gerä­te. Durch die unter­schied­li­chen Ein­stel­lun­gen wird der Zeit­um­fang der Betreu­ung extrem höher, da indi­vi­du­ell auf jedes Gerät immer ein­ge­gan­gen wer­den muss.

Feh­len­der Ansprech­part­ner bei Repa­ra­tu­ren oder Wartungen

Ähn­lich sich es auch bei der tech­ni­schen Betreu­ung der Gerä­te aus. Fällt das Gerät etwa z.B. durch einen Papier­stau aus oder der Dru­cker oder Kopie­rer schmiert aus uner­klär­li­chen Grün­den, ist schnel­le Hil­fe gefragt. Feh­len­de Ansprech­part­ner erschwe­ren die Repa­ra­tur der Dru­cker oder Kopie­rer. Aus Erfah­rung wis­sen wir, dass die Repa­ra­tur der Gerä­te sich bis zu ein bis zwei Wochen hin­zie­hen kann. So lan­ge kann ein Unter­neh­men in der Regel nicht auf das Gerät verzichten.

MPS lau­tet das Zau­ber­wort für die Redu­zie­rung der Druck- und Prozesskosten

Das sind jetzt nur eini­ge Bei­spiel, die die Betreu­ung der Dru­cker und Kopie­rer kom­pli­zie­ren und die Kos­ten für die Pro­zes­se unnö­tig in die Höhe treibt. Das Zau­ber­wort für für eine Redu­zie­rung der Pro­zess­kos­ten lau­tet MPS (Mana­ged Print Ser­vices). Durch eine Ver­ein­fa­chung der Struk­tur las­sen sich die Kos­ten (Pro­zess­kos­ten / Druck­kos­ten) deut­lich redu­zie­ren. Die Gerä­te wer­den zum Kau­fen, Mie­ten oder Lea­sen den Fir­men ange­bo­ten. Der Ser­vice­an­teil für den tech­ni­schen Sup­port (Repa­ra­tur, War­tung etc.) und die Ver­brauchs­ma­te­ria­len (Toner, Tin­te, Trom­meln etc.), wer­den anhand einer monat­li­chen Sei­ten­leis­tung fest­ge­legt. So schüt­zen sich die Kun­den vor unvor­her­seh­ba­re Aus­ga­ben. Die Kos­ten für die Dru­cker und Kopie­rer sind somit über Jah­re planbar.

Vor einem Roll­out Auf­nah­me der IST-Situation

Am Anfang wird eine Bestands­auf­nah­me der Dru­cker und Kopie­rer auf­ge­nom­men. Wie vie­le Gerä­te wer­den ein­ge­setzt und wie­viel Sei­ten wer­den gedruckt und kopiert. Zur Unter­stüt­zung wird Sei­ten­zah­ler­mitt­lung wer­den Druck­ver­wal­tungs­lö­sun­gen ein­ge­setzt, die ein monat­li­ches Druck­vo­lu­men ermit­teln. Somit lässt sich die geeig­ne­te Leis­tungs­klas­se der Dru­cker oder Kopie­rer ermitteln.

Sobald alle Infor­ma­tio­nen voll­stän­dig sind, wird mit der Aus­wer­tung begon­nen. Anhand der Daten las­sen sich die aktu­el­len Kos­ten für die Dru­cker und Kopie­rer ermit­teln. Hier wird vie­len Kun­den erst ein­mal bewusst, wie hoch die tat­säch­li­chen Kos­ten sind. Den meis­ten Unter­neh­men fehlt die Trans­pa­renz bei den Druckkosten.

Kon­zept für das Roll­out erfolgt in enger Abstim­mung mit dem Kunden

Anschlie­ßend sucht der Anbie­ter nach einer idea­len Lösung, um die Gerä­te­struk­tur vom Kun­den zu opti­mie­ren. Zusam­men mit dem Kun­den wer­den die idea­len Stand­or­te der Gerä­te ermit­telt. Nach Abschluss der Recher­chen, wird das Kon­zept für das Roll­out vorgestellt.

Kommt es zur Auf­trags­ver­ga­be, wird ein Ter­min für das Roll­out fest­ge­legt. Der Roll­out wird vom Ter­min natür­lich so gewählt, dass der Büro­all­tag wei­test­ge­hend nicht unter­bro­chen wird. In enger Abstim­mung mit der IT wer­den die Ein­stel­lun­gen und Kon­fi­gu­ra­ti­on getrof­fen, so dass sofort nach dem Roll­out die Dru­cker und Kopie­rer ein­ge­setzt wer­den können.

Vor­teil vom Roll­out liegt bei der Zufrie­den­heit vom Kunden

Unse­re lang­jäh­ri­gen Erfah­run­gen zei­gen, dass nach dem Roll­out vie­le Kun­den sich fra­gen, war­um sie nicht eher den Schritt gewählt haben. Wenn Sie auch Fra­gen zum Roll­out Ihrer Dru­cker und Kopie­rer haben, freu­en wir uns über eine Kon­takt­auf­nah­me. Nut­zen Sie dazu das Kon­takt­for­mu­lar oder rufen Sie ein­fach an.

Benö­ti­gen Sie wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum The­ma Roll­out der Dru­cker und Kopie­rer? Jetzt kos­ten­lo­se Bera­tung vereinbaren.

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