Sparen beim Drucken | Diese einfachen Tipps helfen!

Fast jeder Besitzer eines Druckers oder Kopierers ärgert sich über die hohen Druckkosten und möchte gerne beim Drucken sparen. Bei der Anschaffung freut sich manch einer über das Schnäppchen das er ergattert hat. Aber sobald die Verbrauchsartikel wie Toner oder Tinte vom Drucker oder Kopierer leer sind, wundert sich so mancher Kunde über die hohen Preise. Unser Ratgeber gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie beim Drucken sparen können.

Informationen zur monatlichen Druckleistung helfen beim Sparen

Ist dem Anwender das monatliche Druckvolumen bekannt, hilft das ungemein bei der Auswahl eines neuen Gerätes. Viele fragen sich vermutlich wie das monatliche Druckvolumen ermittelt wird. Wenn es sich bei der Anschaffung um einen Austausch eines Altgerätes handelt, können Sie den Zählerstand (z.B. über die Konfigurationsseite) ablesen. Teilen Sie einfach den Zählerstand durch die Nutzungsdauer und Sie erhalten die monatliche Druckleistung. Sollte es Ihnen nicht gelingen den Zählerstand zu ermitteln, schätzen Sie ungefähr den monatlichen Papierverbrauch. In der Regel enthält ein Paket Normalpapier 500 Blätter.

Richtige Leistungsklasse eines Druckers oder Kopierers kaufen

Bedenken Sie bitte, dass ein zu klein gewähltes Gerät hohe Druckkosten verursacht. Die Verlockung ein günstigeres Gerät (bzw. nach dem Anschaffungspreis) zu holen ist vermutlich groß. Allerdings ist der Seitenpreis in der Regel bei den kleineren Geräten dann wesentlich teurer. Über den Zeitraum amortisiert sich der hohe Anschaffungspreis und Sie sparen bei den Druckkosten.

Treibereinstellungen beachten

Legen Sie bei der Installation des Druckertreibers den Druckmodus auf Entwurf als Standardwert fest. Auch wenn das Druckbild etwas schwächer wirkt, reicht oftmals die Qualität für den internen Gebrauch aus. Wenn Sie Dokumente von hoher Qualität benötigen, setzen Sie in der Anwendung (z.B. Word / Excel etc.) den Druckmodus hoch. Nach dem abgeschlossenem Druckauftrag setzt sich der Wert auf den Standardwert zurück.

Mit dem beidseitigen Druck Papier und Geld sparen

Wenn Sie einen neuen Drucker oder Kopierer anschaffen, achten Sie darauf, dass das Gerät beidseitig drucken kann. Die Funktion zum beidseitigen Druck wird auch Duplexdruck genannt. Ihre mehrseitigen Dokumente können Sie dann beidseitig drucken. Damit sparen Sie am Ende viel Papier und somit viel Geld.

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Nicht auf  Vorrat kaufen

Auch wenn die Versuchung groß ist, bei der Abnahme von größeren Mengen Staffelrabatte zu erhalten, raten wir Ihnen nicht auf Vorrat zu kaufen. Als Unternehmer binden Sie viel Kapital, da ein Satz Toner oder Tinte (je nach Gerät) schnell bis zu 1.000 Euro kostet. Tritt dann der Worst-Case ein und das Gerät geht kaputt, können Sie den Toner oder Tinte nicht mehr für das neue Gerät verwenden. Sie glauben ja gar nicht, was in den Schränken an totem Kapital noch herum liegt. Lassen Sie besser Ihre Geräte von der Druckverwaltungslösung verwalten. Somit erhalten Sie Ihren Toner, Toner & Co. Just-in-time direkt angeliefert.

Bei mehreren Druckern oder Kopierern auf gleiche Modelle setzen

Wenn Sie im Unternehmen mehrere Drucker oder Kopierer einsetzen, achten Sie bitte auf eine Modellgleichheit. Somit setzen Sie immer die gleichen Toner oder Tinte ein und es kommt nicht zu Fehlbestellungen. Des Weiteren werden die Prozesse für das Managen der Geräte vereinfacht. Sprich Sie sparen viel Zeit bei der Verwaltung der Geräte.

Drucker und Kopierer im Energiesparmodus

Auch bei der Einstellung der Geräte lässt sich viel Geld sparen. Bringen Sie allerdings auch ein bisschen Geduld mit, wenn das Gerät eingeschlafen ist. Dadurch dass die Geräte diverse Zertifikate (z.B. Energy Star, Blauer Engel etc.) benötigen, wird auch der Energieverbrauch bewertet. Stellen Sie das Gerät so ein, dass sofort nach dem Druckprozess das Gerät in den Schlafmodus herunterfährt. Schalten Sie auch den Drucker oder Kopierer aus, wenn Sie das Gerät länger nicht benötigen. Bei manchen Geräten (z.B. multifunktionalen Drucksystem) ist ein Regelbetrieb des Gerätes von 24h erforderlich (Faxbetrieb). Bei vielen Geräten lässt sich ein Energiesparplan einrichten. So wird zu den handelsüblichen Bürozeiten das Gerät im „normalen“ Modus betrieben und zu den anderen Zeiten im Energiesparmodus.

Nicht immer ist der Testsieger der geeignete Drucker zum Sparen

Viele Kunden kaufen ihre Drucker oder Kopierer nach den Testberichten von bekannten Magazinen (z.B. Stiftung Warentest, Ökotest, C’t etc.). Doch leider ist der Testsieger nicht immer der günstigste Drucker, da Ihre individuellen Anforderungen nicht berücksichtigt werden.

Verwenden Sie Tintenstrahldrucker statt Laserdrucker

Oft werden die Tintenstrahldrucker aufgrund ihrer Vorgeschichte verpönt. Galten die Geräte als zu langsam und zu teuer. Doch mittlerweile bieten verschiedene Hersteller (z.B. HP) eine gute Alternative zum Laserdrucker an. Die Drucktechnik hat sich grundlegend verändert. Während früher noch bewegliche Druckköpfe eine unheimlich mechanische Beanspruchung an die Geräte erforderten, haben die Geräte heutzutage festsitzende Druckköpfe (PageWide). Das Papier das gedruckt werden soll, fährt unterhalb des Druckkopfes vorbei und wird von oben besprüht (ähnlich wie beim Wasserfall).

Fixierstationen sind die Kostentreiber beim Laserdrucker

Aber allein die Tatsache des geänderten Druckvorgangs ruft keine Sparpotentiale hervor. Der Grund, warum Sie beim Tintenstrahldrucker sparen können, liegt am Druckprozess.  Beim Laserdrucker benötigen Sie eine sogenannte Heizstation (auch Fuser oder Fixierstation). Dort wird der Toner aufgewärmt und gepresst. Die Aufwärmtemperatur liegt bei manchen Geräten immer noch bei ca. 200 Grad. Die Kosten fallen beim Tintenstrahldrucker nicht an und Sie sparen an Energiekosten. Wenn Sie eine größere Flotte einsetzen sind die Einsparungen schon enorm.

Fotos und Bilder besser im Einzelhandel oder Online drucken lassen

Wenn Sie beim Fotodruck sparen möchten, drucken Sie die Bilder nicht über Ihren eigenen Drucker. Die Druckkosten sind einfach zu hoch bzw. teuer. Die Bilder werden vollflächig ausgedruckt und das verbraucht einfach zu viel Tinte oder Toner. Nutzen Sie besser spezielle Drucker vom Einzelhandel (z.B. Drogeriemärkte) oder ein spezialisiertes Unternehmen aus dem Onlinebereich. Die drucken die Bilder und Fotos wesentlich günstiger und die Qualität ist besser.

Mit Multipacks sparen Sie gegenüber dem Einzelkauf

Die Hersteller bieten für die Farbgeräte oftmals sogenannte Multipacks an. Das sind kombinierte Toner oder Tintenpatronen von jeder einzelnen Farbe. Diese bieten wesentlich größere Preisvorteile gegenüber Einzelpatronen oder einzelnen Tonerkartuschen.

„Mindesthaltbarkeitsdatum“ bei Patronen und Toner ignorieren

Anwender sind verunsichert, wenn sie ein Datum auf den Tonern oder Tintenpatronen finden und der Zeitpunkt überschritten wurde. Viele Kunden entsorgen nach „Ablauf“ die Verbrauchsmaterialien. Dabei gibt es kein „Haltbarkeitsdatum“ bei dem Verbrauchsmaterial. Es ist lediglich ein Hinweis, wie lange der Hersteller für das Produkt eine Garantie ausgibt.

Mit der richtigen Schriftart drucken hilft sparen

Bei der Verwendung von Schriftarten lässt sich ebenfalls viel Geld sparen. So verbrauchen die Standschriftarten von Windows wie Arial oder Tahoma mehr Toner oder Tinte als sparsamere Schriftarten wie Century Gothic oder Garamond.

Drucken was wirklich gedruckt werden muss

Ändern Sie Ihr Druckverhalten. Nicht jedes Dokument muss heute gedruckt werden. Schauen Sie sich das Dokument lieber am PC an. Somit sparen Sie nicht nur beim Drucken, sondern entlasten aktiv auch die Umwelt durch einen geringeren Papierverbrauch.

MPS-Lösungen wählen

Die größten Sparpotentiale (teilweise bis zu 30%) liegen allerdings in einer Vertragsvariante. Viele scheuen sich eine vertragliche Bindung einzugehen, wenn Sie einen Drucker mieten oder leasen. Eigentlich unbegründet, denn mit einer MPS-Lösung wissen Sie genau wie Ihre Ausgaben für den Drucker oder Kopierer jetzt, aber auch in Zukunft aussehen. Es schützt Sie vor unvorhersehbaren Ausgaben durch den technischen Support (z.B. Wartungen und Reparaturen) und Sie haben bei Fragen einen festen Ansprechpartner. Für die Vertragspartner ist es eine klassische Win-Win-Situation. Kunden erhalten einen Mehrwert durch den Support und der Partner plant mit regelmäßigen Einnahmen. Das wird mit enormen Rabatten bei den Verbrauchsmaterialien honoriert.

Kostenlose Beratung zum Thema Drucken und Sparen

Haben Sie Fragen zum Thema Drucken und sparen, so stehen wir Ihnen gerne für ein kostenloses Beratungsgespräch zur Verfügung. Nutzen Sie dazu unser Kontaktformular oder rufen Sie einfach an. Wir freuen uns über eine Kontaktaufnahme.

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