In der digitalisierten Arbeitswelt sind Multifunktionssysteme (MFPs) nicht mehr wegzudenken. Sie vereinen Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in einem Gerät – und das oft netzwerkgebunden. Genau darin liegt die Gefahr: MFPs sind potenzielle Sicherheitslücken, wenn sie nicht richtig konfiguriert und geschützt werden. Ob Gesundheitswesen, Rechtsanwaltskanzlei oder Industrie – überall, wo sensible Daten verarbeitet werden, ist ein hoher Schutz vor Datenabfluss notwendig. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen 10 praxisnahe Tipps, wie Sie die Drucksicherheit in Ihrem Unternehmen verbessern.
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1. Firmware regelmäßig aktualisieren
Die Firmware eines Multifunktionsdruckers steuert sämtliche Funktionen – vom Drucken bis zur Netzwerkintegration. Wie bei jedem anderen IT-System können auch hier Sicherheitslücken auftreten, die durch Updates behoben werden. Wenn Drucker über längere Zeit ohne Aktualisierung betrieben werden, steigt das Risiko, dass bekannte Schwachstellen ausgenutzt werden. Deshalb ist es empfehlenswert, automatische Firmware-Updates zu aktivieren oder im Rahmen eines regelmäßigen Wartungsplans manuell durchzuführen. Besonders in Unternehmen mit vielen Geräten lohnt sich eine zentrale Verwaltung, über die Updates effizient verteilt und kontrolliert werden können.
2. Benutzerauthentifizierung einführen
Unkontrollierter Zugriff auf Multifunktionsgeräte kann schnell zu Sicherheitsproblemen führen – beispielsweise wenn vertrauliche Dokumente von unbefugten Personen gedruckt, gescannt oder kopiert werden. Um das zu verhindern, sollte jedes Gerät mit einer Benutzerauthentifizierung ausgestattet werden. Diese kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, etwa über persönliche PIN-Codes, Zugang per RFID-Karte oder über Login-Daten aus dem Active Directory. In sicherheitskritischen Bereichen kommen sogar biometrische Verfahren zum Einsatz. Durch die Authentifizierung lässt sich nicht nur der Zugriff kontrollieren, sondern auch jeder Druckauftrag einer bestimmten Person zuordnen – was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich erhöht.
3. Pull-Printing nutzen
Pull-Printing ist eine clevere Sicherheitsmaßnahme, bei der Druckaufträge zunächst auf einem zentralen Server gespeichert und erst dann ausgegeben werden, wenn sich der Benutzer am jeweiligen Druckgerät identifiziert. Diese Vorgehensweise verhindert effektiv, dass Ausdrucke unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen und in falsche Hände geraten. Besonders in offenen Büroumgebungen oder Bereichen mit Publikumsverkehr ist dies ein entscheidender Vorteil. Darüber hinaus trägt Pull-Printing dazu bei, unnötige Ausdrucke zu vermeiden, was nicht nur sicherer, sondern auch nachhaltiger ist.
4. USB-Ports und nicht benötigte Dienste deaktivieren
Offene USB-Anschlüsse an Druckern sind häufige Einfallstore für Schadsoftware oder unerlaubte Datenübertragungen. Gerade wenn Mitarbeitende über die Ports Dateien direkt vom USB-Stick ausdrucken oder scannen dürfen, besteht die Gefahr, dass infizierte Geräte eingeschleust werden. Deshalb sollten ungenutzte USB-Ports konsequent deaktiviert werden. Auch Dienste wie WLAN Direct, FTP oder veraltete Protokolle wie Telnet und SNMPv1/v2 sollten abgeschaltet werden, wenn sie nicht gebraucht werden. So minimieren Sie potenzielle Angriffsflächen und erhöhen gleichzeitig die Netzwerksicherheit.
5. Druckprotokolle überwachen
Die Überwachung von Druckprotokollen ist ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Sicherheitskonzepts. Über zentralisierte Log-Dateien oder Druckmanagement-Software können Administratoren genau nachvollziehen, welche Benutzer wann welche Dokumente gedruckt, gescannt oder kopiert haben. So lassen sich nicht nur Missbrauchsfälle aufdecken, sondern auch technische Probleme schneller diagnostizieren. Durch die Analyse dieser Protokolle erkennen Sie zudem auffällige Muster, etwa ungewöhnlich hohe Druckvolumen oder Druckaufträge zu ungewöhnlichen Zeiten – Hinweise, die auf unautorisierten Zugriff hindeuten können.
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@HP - tectonika6. Druckerflotte modernisieren
Viele ältere Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme sind nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik – weder funktional noch sicherheitstechnisch. Sie unterstützen häufig keine modernen Authentifizierungsmechanismen, lassen sich schwer zentral verwalten oder ermöglichen keine Verschlüsselung der übertragenen Daten. Deshalb sollte regelmäßig geprüft werden, ob sich eine Modernisierung lohnt. Neue Geräte bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie automatischen Selbstschutz (z. B. HP Sure Start), festplattenbasierte Datenlöschung nach jedem Auftrag und erweiterte Zugriffssteuerung. Eine moderne Druckerflotte reduziert nicht nur Sicherheitsrisiken, sondern senkt langfristig auch Wartungs- und Betriebskosten.
7. Datenverschlüsselung implementieren
Ein oft unterschätzter Punkt in der Drucksicherheit ist die Verschlüsselung der Daten – sowohl bei der Übertragung über das Netzwerk als auch auf dem Gerät selbst. Viele Multifunktionssysteme bieten die Möglichkeit, Druckdaten intern verschlüsselt zwischenzupuffern und nach Abschluss des Druckauftrags sicher zu löschen. Ebenso wichtig ist die verschlüsselte Kommunikation zwischen Arbeitsplätzen und Druckservern – etwa durch Protokolle wie IPsec oder TLS. So wird verhindert, dass Druckdaten auf dem Weg durch das Netzwerk abgefangen oder manipuliert werden können.
Warum sind Multifunktionsdrucker ein Sicherheitsrisiko?
Weil sie über Netzwerk, USB und WLAN mit anderen Systemen kommunizieren – und somit Angriffsfläche für Hacker bieten. Ohne Schutzmaßnahmen können sensible Daten abgegriffen oder manipuliert werden.
Was ist Pull-Printing und wie verbessert es die Sicherheit?
Pull-Printing bedeutet, dass der Druckauftrag erst nach Authentifizierung am Gerät ausgelöst wird. So wird verhindert, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach landen.
Wie kann ich erkennen, ob mein Drucksystem veraltet ist?
Fehlen aktuelle Firmware-Updates, Authentifizierungsfunktionen oder Verschlüsselung, ist das Gerät meist veraltet. Auch die fehlende Unterstützung für modernes Druckmanagement ist ein Hinweis.
Welche Funktionen sollte ein sicheres Druckmanagementsystem bieten?
Ein zentrales System sollte Benutzerrechte steuern, Druckjobs protokollieren, sichere Authentifizierung ermöglichen und eine Integration in bestehende IT-Infrastrukturen bieten.
Was kostet sicheres Drucken im Unternehmen?
Die Kosten hängen vom Umfang der Maßnahmen ab. Viele Sicherheitsfunktionen lassen sich jedoch mit vorhandener Hardware und Software aktivieren. Ein zentrales System wie MyQ oder PaperCut ist oft bereits für kleine Budgets erhältlich – und spart langfristig Kosten durch weniger Fehl- und unnötige Drucke.
Fazit: Sicherheitslücken schließen und Druckprozesse zukunftssicher machen
Multifunktionssysteme sind heute fester Bestandteil moderner IT-Infrastrukturen – und damit genauso angreifbar wie PCs oder Server. Wer Sicherheitslücken an Druckern ignoriert, riskiert nicht nur Datenverluste, sondern auch Verstöße gegen die DSGVO. Die gute Nachricht: Mit überschaubarem Aufwand lassen sich viele Sicherheitsmaßnahmen schnell umsetzen – von der Authentifizierung über Pull-Printing bis hin zur Geräteverschlüsselung. Wer zusätzlich Mitarbeitende sensibilisiert und auf ein zentrales Druckmanagement setzt, ist bestens aufgestellt.
Unser Tipp: Behandeln Sie Ihre Drucksysteme wie jedes andere IT-System – und investieren Sie proaktiv in Sicherheit, bevor es zu spät ist.
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