Bürodrucker – Was bei der Suche nach dem geeigneten Gerät zu beachten ist.

Die Suche nach dem geeigneten Bürodrucker gestaltet sich für Kunden mittlerweile als äußerst schwierig. Zu groß und zu undurchsichtig ist die Auswahl nach einem geeigneten Drucker. Viele Kunden kaufen oftmals einen falschen Bürodrucker und ärgern sich später über ihre Wahl. Kaum ein IT-Equipment ist von den Kosten her so nachhaltig wie ein Bürodrucker. Damit Sie den richtigen Bürodrucker kaufen können, teilen wir gerne unsere Empfehlungen mit.

Bürodrucker nicht nach dem Anschaffungspreis kaufen

Wenn Sie nach dem richtigen Bürodrucker suchen, kaufen Sie das Gerät nicht nach den Anschaffungskosten. Gerade die günstigen Bürodrucker sind sehr teuer im Unterhalt. Es kommt häufig vor, dass die Kosten für die Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte bzw. Zubehör) höher sind als die Anschaffungskosten eines Bürodruckers. Reflektieren Sie besser Ihr Druckverhalten und bestimmen Sie somit die genaue Leistungsklasse. Nehmen Sie Referenzwerte (z.B. den Zählerstand vom Altgerät) aus der Vergangenheit zur Hilfe, damit Ihnen die Auswahl für den geeigneten Bürodrucker leichter fällt.

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Schritt 1 von 10

Welches Papierformat soll der geeignete Bürodrucker haben? DIN A3 oder DIN A4?

Die Frage nach dem richtigen Papierformat ergibt sich zwangsläufig aus Ihrem Tagesgeschäft. Architekten, Ingenieure bzw. planende Branchen (z.B. Elektriker, Klempner etc.) verwenden gerne das DIN A3 Format. Mit einem DIN A3 Drucker können Sie die Pläne ausgedruckt besser kontrollieren, wie am Monitor. Aber auch Steuerberater verwenden gerne das Format DIN A3, da Bilanzen optisch besser dargestellt werden können. Aber bedenken Sie, dass die Anschaffungskosten bei einem DIN A3 Bürodrucker fast doppelt so hoch sind, wie bei einem DIN A4 Drucker.

Das DIN A4 Format ist wohl das gängigste Format im Büro. Hier werden die verschiedenen Unterlagen (Allgemeiner Schriftverkehr, Lieferscheine, Rechnungen, Fotos etc.) gedruckt. Für die meisten Kunden reicht beim Bürodrucker das DIN A4 Format. In den meisten Fällen können auch weitere Formate mit einem DIN A4 Drucker gedruckt werden. Weitere Formate können z.B. Karteikarten im DIN A5 Format gedruckt werden. Auch Trennlaschen werden in der Regel über den Bürodrucker gedruckt. Wir empfehlen daher einen Bürodrucker zu wählen, der neben der Standard-Papierkassette eine manuelle Papierzufuhr besitzt. Somit muss nicht jedes Mal das Papier gewechselt werden.

Papierstärke vom Bürodrucker hat auch Einfluss auf die Auswahl des geeigneten Bürodruckers

Einen weiteren Vorteil besitzt eine manuelle Papierzufuhr. Über dieses Papierfach kann dickeres bzw. schwereres Papier gedruckt werden. Bei großen Bürodruckern kann bis zu 300 gr./m2 eingesetzt werden. Kleine Bürodrucker können in der Regel ohne Probleme bis ca. 200 gr./m2 drucken. Entscheiden ist hier der Papierweg vom Bürodrucker. Kleine Bürodrucker sind so kompakt gebaut, dass diese keinen geraden Papierweg haben. So entsteht erfahrungsgemäß immer wieder Papierstau bei dem kleinen Bürodrucker. Große Bürodrucker haben hier Vorteile, da die speziellen Papiersorten besser ausgedruckt werden.

Soll der Bürodrucker Schwarz-Weiß oder Farbe drucken?

Ähnlich wie bei der Auswahl des richtigen Papierformats stellt sich die Frage nach dem Schwarz-Weiß- oder Farbdruck. Kunden sollten bedenken, dass der Ausdruck mit einem Bürodruck in Farbe um ein Vielfaches höher liegt als bei einem Schwarz-Weiß druck. Es sieht zwar immer schöner aus, wenn das Papier farbig bedruckt wird. Doch spätestens, wenn Sie das erste Mal Toner oder Tinte nachkaufen müssen, werden Sie feststellen, dass Ihnen der Schwarz-Weiß reicht. Erfahrungsgemäß liegen die Kosten pro Seite beim Farbdruck um ein fünffaches höher als beim Schwarz-Weiß-Druck. Wenn Sie als Bürodrucker ein Farbdrucker möchten, achten Sie auf die Einstellung des Treibers. Stellen Sie den Treiber beim Bürodrucker so ein, dass dieser standardmäßig Schwarz-Weiß drucken kann und dass nur der schwarze Toner oder die schwarze Tinte benutzt wird. Es ist nämlich noch möglich, dass der Schwarz-Weiß Druck von den Grundfarben (Cyan, Magenta, Yellow) erzeugt wird. Viele Kunden wundern sich, wenn der Druck auf Schwarz-Weiß umgestellt wurde und anschließend der Farbtoner oder die farbigen Patronen leer sind.

Druckvolumen für den richtigen Bürodrucker wichtig

Um die richtige Leistungsklasse beim Bürodrucker zu ermitteln, ist es von enormer Bedeutung, wieviel Sie im Monat drucken. Eine falsche Einschätzung des Druckvolumens kostet den Kunden später viel Geld, da die Unterhaltskosten, gerade bei der Auswahl eines kleinen Bürodruckers, sehr hoch sind. Doch die eigene Einschätzung fällt vielen Kunden schwer. Hilfreicher Faktor kann hier z.B. der Papierverbrauch aus der Vergangenheit sein. Am besten ist natürlich, wenn Sie den Zählerstand aus dem alten Bürodrucker ermitteln (z.B. über eine sogenannte Konfigurationsseite). So können Sie den Zeitpunkt der Anschaffung bis zur aktuellen Benutzung herunterrechnen und so das monatliche Druckvolumen ermitteln. Kunden, die hier einen Bürodrucker mieten oder leasen und einen seitenbezogenen Wartungsvertrag besitzen, haben hier den Vorteil, dass zur Abrechnung das monatliche Druckvolumen bekannt ist.

Wieviel Papierkassetten sollte ein Bürodrucker haben?

Hier gilt es zu entscheiden, ob das Gesamtvolumen über eine Papierkassette gedruckt werden soll oder eventuell das Volumen sich auf mehrere Papierkassetten verteilt. Mehrere Papierkassetten bieten eine Redundanz, wenn z.B. ein Papierfach durch ein Papierstau ausfällt. Aber auch durch die Verwendung von mehreren Papierkassetten ergeben sich für den Kunden Vorteile, wenn auf verschieden Papiersorten (Geschäftspapier, Farbiges Papier) gedruckt wird. Kleine Bürodrucker besitzen in der Regel standardmäßig zwei Papiereinzugsmöglichkeiten. Einmal über die Papierkassette und einmal über ein Manuelles Fach. Große Bürodrucker verfügen oftmals über mehrere Papierkassetten bzw. Papiereinzüge. So besitzen große Bürodrucker nicht nur eine höhere Papierkapazität, sondern es kann auch über die Auswahl des geeigneten Formats entschieden werden. Sollten Sie über ein überdurchschnittliches Druckvolumen verfügen, eignet sich bei großen Bürodruckern auch eine sogenannte Großraum-Papierkassette. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie bei großen Druckaufträgen ständig Papier nachlegen müssen.

Papierausgabe anhand der Papiereingabe beachten

Viele Kunden vergessen, dass nicht nur die Papiereingabe entscheidend ist, sondern auch die Papierausgabe. Abhängig von der höhe des Druckvolumens sollte auch die Papierausgabe berücksichtigt werden. Bei einem kleinen Bürodrucker ist das Verhältnis nicht so entscheidend, da die Papierkapazität der Papierkassette in die Papierausgabe passt. Nur bei einem großen Bürodrucker ist die Papierausgabe wichtig. Wenn man schon den Vorteil der höheren Kapazität hat, sollte dieser auch genutzt werden. Sonst wirkt sich der Vorteil der größeren Papierkassette schnell als Nachteil aus. Gerade bei großen Druckaufträgen ist der Kunde ständig damit beschäftigt die Papierausgabe zu leeren, damit der Druckauftrag fortgesetzt wird.

Viele Hersteller bieten daher optional eine größere Papierausgabe an. Hier gilt es die unterschiedliche Papierausgabemöglichkeiten zu beachten. Große Bürodrucker können z.B. sortiert die Ausdrucke ausgeben. Ein praktisches Beispiel für deren Einsatz wäre hier ein Großraumbüro oder eine größere Abteilung zu nennen. Damit nicht jeder Mitarbeiter seine Ausdrucke suchen muss, kommen die Ausdrucke in einzelne Ausgabefächer aus. Sollten aber im Unternehmen nur größere Druckaufträge (z.B. Serienbriefe, Rundschreiben etc.) anstehen, reicht auch ein einfaches Papierausgabefach für eine größere Papierkapazität aus. Weitere Optionen wie, z.B. das Klammern, Tackern oder Lochen kann anwendungsbedingt ausgewählt werden. Aber auch die getrennte Ablage der Dokumente ist hier möglich.

Kopierer als Bürodrucker

Häufig kommt der Begriff Bürodrucker zur Anwendung, wenn eigentlich ein Kopierer gemeint ist. Diese sogenannten Multifunktionsdrucker, die in Firmen bzw. Unternehmen eingesetzt werden, werden im Alltag Drucker oder Kopierer genannt. Auf die Spezialisierung der Funktionen wird erfahrungsgemäß nicht eingegangen. Umgangssprachlich bedingt wird der Multifunktionsdrucker Kopierer genannt. Früher konnte der Kopierer auch nur eine Anwendung ausführen. Nämlich das Kopieren. Heutzutage laufen über den Kopierer multifunktionale Anwendungen. Die Kopierer können nicht nur Kopieren, sondern auch drucken, kopieren, scannen oder faxen. Diese sogenannten Alltagshelden sind heutzutage aus dem modernen Büroalltag nicht mehr weg zu denken. Dass Kopierer gut drucken oder kopieren können ist ja im Allgemeinen bekannt. Aber heutzutage sind die Anforderungen wesentlich höher. Spätestens seit Beginn der Digitalisierung sollten moderne Bürodrucker bzw. Kopierer über eine gute Scanfunktion verfügen.

Durch eine gute Scanfunktion wird der Büroalltag enorm erleichtert. Dokumente, Pläne, Fotos etc. können eingescannt und archiviert werden. Aber nicht nur die Funktion des Archivierens sollte im Vordergrund stehen. Die Möglichkeit, die Scanfunktion in einem sogenannten Workflow mit einzubinden, bietet für Firmen und Unternehmen viele Vorteile. Anwendung wie z.B. DATEV bieten Schnittstellen zu dem Kopierer. Standardmäßig sollten die Bürodrucker bzw. Kopierer über die Auswahl der verschiedenen Dateiformate (PDF, PDF/A, durchsuchbares PDF, OCR) verfügen. Mit diesen Auswahlmöglichkeiten lässt sich spielend das Format in das gewünschte Archivierungsprogramm verarbeiten.

Achten Sie auch unbedingt auf die Qualität des Scanners. Damit beim Scannen ein Doppeleinzug verhindert wird, sollten moderne Geräte sogenannte Ultraschallsensoren besitzen. Hier lässt sich ein Fehleinzug des Scanners vermeiden, wenn die Dokumente zusammenkleben sollten. Im Fehlerfall wird der Einzug unterbrochen und der Benutzer erhält eine Information, dass ein Fehleinzug vorliegt. Somit geht kein Dokument unter und alle Seiten werden ordentlich eingezogen.

Auch wir können es kaum glauben, aber nach wie vor wird in Unternehmen oder Firmen immer noch gefaxt. Gerade in der Gesundheitsbranche (Ärzte, Apotheken, Krankenhäuser, Krankenkassen) steht das Fax im Mittelpunkt der Verwaltung. Aber auch Juristen (Rechtsanwälte, Notare, Gerichte) oder Behörden faxen immer noch, obwohl die Bürodrucker die Dokumente z.B. per E-Mail (Scan-to-Folder) versendet werden können. Vielleicht spielt auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine wesentliche Rolle, warum dort immer noch Faxgeräte eingesetzt werden. Das, obwohl es da schon mehrere und bessere Alternativen gibt. Zum Beispiel gibt es sogenannte Pullprint – Lösungen, Autentifizierungsmöglichkeiten oder FollowMe – Lösungen. Diese sind rechtskonform und helfen die hohen Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.

Weitere Beachtungen dürfte auch bei den Bürodruckern zukünftig die Anbindung an die Office365 – Lösung von Microsoft finden. Mittlerweile sind die Bürodrucker in der Lage, dass OneDrive des Mitarbeiters am Kopierer abzubilden. Somit können Dokumente direkt am Kopierer aufgerufen und ausgedruckt werden. Aber auch der umgekehrte Weg ist möglich. Dokumente zum Scannen können direkt in das OneDrive – Verzeichnis hochgeladen werden. Damit fallen mögliche Zwischenschritte weg und vereinfachen den Prozess zum Scannen.

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Soll der Bürodrucker ein Laserdrucker oder ein Tintenstrahldrucker sein?

Auch diese Frage lässt sich nicht Pauschal ohne Hintergrundinformationen beantworten. Während in kleinen Unternehmen Tintenstrahldrucker eingesetzt werden, wird in großen Firmen auf Laserdrucker gesetzt. Beide Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile. Erfahrungsgemäß trockenen die Düsen bei einem Tintenstrahldrucker bei Nichtbenutzung oftmals aus und kosten den Firmen daher viel Geld. Viele Kunden scheuen aber einen Laserdrucker am direkten Arbeitsplatz. Nach wie vor ist es ungeklärt, wie schädlich ein Laserdrucker ist. Dadurch das ein Tintenstrahldrucker frei von Emissionen ist, wird dieser gerne am Arbeitsplatz platziert. Allerdings muss dem Unternehmen bewusst sein, dass die Kosten pro Seite höher sind als beim Laserdrucker.

Ein weitere Entscheidungsfaktor ist die Auflösung des Bürodruckers. Werden z.B. die Drucker als Fotodrucker eingesetzt, bieten spezielle Tintenstrahldrucker eine höhere Auflösung als ein Laserdrucker an. Daher sollte auch hier auf die Benutzung im Unternehmen eingegangen werden. Wenn gelegentlich Fotos gedruckt werden, bieten Discounter oder Onlinedruckereien günstigere Varianten als Tintenstrahldrucker am Arbeitsplatz an.

Energiewerte bzw. der Energieverbrauch bei Bürodruckern spielen eine wichtige Rolle

Nicht erst seit der Energiekrise sollte auf den Verbrauch der Energie geachtet werden. Teilweise stehen noch alte Bürodrucker in den Firmen und verbrauchen unnötig viel Strom. Die neuen Bürodrucker benötigen heutzutage nur noch ein Bruchteil an Energie von dem, was früher verbraucht wurde. Der Verbrauch der Bürodrucker wird anhand der TEC-Werte verglichen und in KWh / je Woche angegeben. Früher war es so, dass Tintenstrahldrucker wesentlich weniger Energie verbrauchten als Laserdrucker. Doch die Zeiten haben sich mittlerweile geändert. Die neusten Bürodrucker der Laservarianten benötigen nicht mehr so viel Strom, da u.a. der Schmelzpunkt des Toners reduziert wurde.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz bei Bürodruckern

Bei vielen Firmen und Unternehmen kommt es auf den ökologischen Fußabdruck an. Damit ist jetzt nicht nur die Vergabe bzw. die Zertifizierung des Blauen Engels gemeint. In Gänze wird bei vielen Firmen ein Gesamtpaket gefordert, was die Bilanzneutralität des CO2 Ausstoßes verlangt. Viele Hersteller bieten dazu ein Zertifikat hat, wo dieses bestätigt wird. Gerade große Unternehmen benötigen dieses für das Umweltmanagement. In diesem Zertifikat wird die ganze Wertschöpfungskette beurteilt. Alle Prozesse, die mit dem Bürodrucker zu tun haben, werden bewertet. Angefangen von der Herstellung des Bürodrucker bis hin zur Entsorgung. Natürlich bezieht sich auch der Wert auf die Versorgung der Verbrauchsmaterialien mit deren Logistik. Aber auch die evtl. auftretenden Emissionen am Arbeitsplatz werden beim Bürodrucker bewertet.

Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen?

In den Unternehmen werden die Bürodrucker unterschiedlich finanziert und hängt in der Regel von der Größe des Gerätes ab. Während kleine Bürodrucker erfahrungsgemäß gekauft werden, werden große Bürodrucker gemietet oder geleast. Unabhängig von der Anschaffung bzw. Finanzierung folgen hohe Kosten für den Betrieb der Bürodrucker. Viele Firmen und Unternehmen wissen um die Nachhaltigkeit der Kosten und vereinbaren mit einem Fachhändler einen seitenabhängigen Wartungungsvertrag. Das bedeutet, dass über eine monatliche Pauschale alle Leistungen inklusive sind. Die Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte, Zubehör etc.), evtl. Reparatur- und Wartungskosten, sowie der technische Support sind inkludiert. Damit wird das Risiko für ungeplante hohe Ausgaben abgesichert. Nichts ist für viele Kunden ärgerlicher, wenn sie plötzlich hohe Ausgaben für die Bürodrucker (z.B. für Reparaturen) aufwenden müssen.

Aber nochmal möchten wir speziell auf die Finanzierung der Bürodrucker eingehen. Um die hohen Ausgaben für große Bürodrucker zu umgehen, kaufen viele Unternehmen ein zu kleines Gerät. Wie schon beschrieben ärgern sich im Nachgang viele Kunden über die teuren Verbrauchskosten. Wenn Sie den Bedarf an große Bürodruckern haben, wählen Sie immer die Finanzierungsform und mieten oder leasen Sie ein Gerät. Sie schonen damit Ihre wertvolle Liquidität, da diese Geräte oftmals sehr teuer sind. Aber auch die kleinen Bürodrucker empfehlen wir zu mieten oder zu leasen, da wie schon angesprochen, die Kosten der Geräte im Nachgang folgen.

Was kostet ein kleiner Bürodrucker?

Kleine Bürodrucker fangen bei ca. 100,- Euro netto an. Wenn wir von einem reinen Drucker sprechen, sind das ungefähr die Anschaffungskosten von der kleinsten Leistungsklasse. Sobald aber ein Kopierer bzw. Multifunktionsdrucker gemeint ist, fangen die Anschaffungskosten bei ca. 200,- Euro an. Natürlich müssen wir unterscheiden, ob es sich um Anschaffungen eines Tintenstrahldruckers oder Laserdruckers handelt. Tintenstrahldrucker sind erfahrungsgemäß bei kleinen Bürodruckern günstiger und im Verbrauch teurerer als Laserdrucker.

Was kostet ein großer Bürodrucker?

Wenn große Bürodrucker als Laservariante gewählt werden, fangen die Anschaffungskosten bei ca. 1.000 Euro netto an. Je nach Ausstattungsmerkmale kosten die Geräte bis ca. 2.500 Euro. Aber auch hier gilt wie bei den kleinen Bürodruckern: Kleine Tintenstrahldrucker kosten in der Anschaffung weniger und sind im Unterhalt teurer.

Welcher Hersteller bietet gute Bürodrucker an?

Die bekanntesten Hersteller von Bürodruckern sind u.a. Brother, Canon, Epson, Kyocera, Lexmark, HP, Konica-Minolta oder Ricoh. Alle Hersteller haben eines gemeinsam. Mittlerweile sind die Druckergebnisse aller Bürodrucker gut. Doch auch hier liegt der Teufel im Detail. Wir persönlich haben sehr gute Erfahrungen mit HP als Bürodrucker gemacht. Das liegt u.a. daran, dass der Hersteller nicht nur im Office-Printing zu Hause ist, sondern auch in der PC-Sparte. Somit erkennt der Hersteller umgehend evtl. Schwierigkeiten, wenn es sich im Allgemeinen um die IT-Welt handelt. Den Vorteil wissen auch viele Kunden zu schätzen und Vertrauen auf die Bürodrucker von HP.

Fazit zum Thema Bürodrucker:

Ermitteln Sie genau Ihre Bedürfnisse für einen Bürodrucker. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, erleichtert das ungemein die Auswahl des richtigen Gerätes. Investieren Sie bei der Neuanschaffung auch in die Zukunft, damit bei späteren Anwendungen Ihnen das nicht teuer zu stehen kommt. Gerade Firmen bzw. Unternehmen sollten sich auch über die Finanzierung Gedanken machen. Mieten oder leasen Sie am besten einen Bürodrucker inklusive eines seitenabhängigen Wartungsvertrages. Suchen Sie sich einen lokalen Fachhandelspartner vor Ort, der Ihnen im Servicefall schnell helfen kann. Lange Wartezeiten (z.B. im Callcenter) oder auf einen Techniker kann sich kein Unternehmen heutzutage mehr erlauben.

Sollten Sie weitere Informationen und Fragen zum Bürodrucker haben, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme. Verwenden Sie dazu das Kontaktformular oder rufen Sie einfach an.

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