Was Sie über Scan to SharePoint wissen sollten!

Scan to SharePoint – Viele Unternehmen ändern aktuell Ihre IT-Struktur. Die Variante einen eigenen Server zu betreiben ist für viele überholt und wird durch externe Server ersetzt. Das eröffnet viele Möglichkeiten gerade im Hinblick auf das mobile Arbeiten. Natürlich führen die neuen Lösungen auch zu Veränderungen in der Druck- und Kopierwelt. Gerade im Hinblick auf diverse Scanlösungen gibt es bei den Bürosystemen enorme Fortschritte. Einen Vorteil zur Anwendung Scan to SharePoint möchten wir gerne vorstellen.

Was ist ein SharePoint?

SharePoint ist ein Produkt aus dem Hause Microsoft. Es vereinfacht die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen. SharePoint ist eine Web-basierte Anwendung und ermöglicht es z.B. Daten oder Informationen zu speichern und Aufgaben zu koordinieren. So ist eine reibungslose Integration der Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen über die Microsoft Office Suite gewährleistet.

Wie funktioniert Scan to SharePoint?

Wenn ein Kopierer / Multifunktionsdrucker die Applikation unterstützt (z.B. bei Herstellern wie z.B. brother, Canon, EPSON, HP, Kyocera) , werden diverse Einstellungen im Webinterface hinterlegt. So wird u.a. der Speicherort für die gescannten Dokumente / Bilder für den SharePoint angegeben. Des Weiteren werden Anwenderdaten hinterlegt, um die Ablage der Dokumente zu erlauben. Im Prinzip funktioniert Scan to SharePoint genauso wie die Funktion Scan to Folder (SMB). Nur mit dem Unterschied, dass bei Scan to SharePoint der Speicherort ein anderer ist.

Was ist der Vorteil bei Scan to SharePoint?

Ein großer Vorteil ist, dass z.B. von mehreren Standorten Dokumente auf einen Speicherort im SharePoint abgelegt werden können. Somit können auch Anwender der verschiedenen Standorte auf dieselben Daten zugreifen, ohne die Daten hin und her zu schicken.

Was kostet Scan to SharePoint?

Die Applikation bei den Kopierern / Multifunktionsdruckern Scan to SharePoint ist kostenlos. Achten Sie aber beim Kauf darauf, dass die Anwendung unterstützt wird. Bei kleinen Geräten, z.B. fürs Homeoffice wird die Funktion nur von den wenigsten Herstellern mit angeboten. Gute Erfahrungen haben wir mit HP gemacht. Die Systeme von HP unterstützen auch in der kleinsten Businessklasse die Funktion Scan to SharePoint.

Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne und freuen uns über eine Kontaktaufnahme.