Papierdokumente gehören in vielen Unternehmen noch immer zum Arbeitsalltag. Um immer komplexere Arbeitsabläufe in kürzerer Zeit zu bewältigen, möchten Firmen eingehende Dokumente scannen. Unter Dokumente scannen versteht man die digitale Umwandlung papierbasierter Unterlagen in elektronische Dateien zur sicheren Speicherung, Bearbeitung und Archivierung. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Personalunterlagen müssen schnell verfügbar, effizient weiterverarbeitet und rechtssicher archiviert werden. Dafür können in Büros unterschiedliche Scanner zum Einsatz kommen: Für einzelne Dokumente eignen sich Flachbettscanner, während größere Dokumentenmengen am besten mit Dokumentenscannern mit automatischer Einzelblattzuführung bearbeitet werden. Multifunktionsdrucker machen es noch einfacher, denn sie vereinen Drucken, Kopieren und Scannen in einem Gerät. Damit bildet das Scannen von Dokumenten die Grundlage für eine effiziente und moderne digitale Dokumentenverarbeitung im Unternehmen.
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1. Warum strukturiertes Scannen so wichtig ist
Ein Scan ist nur dann hilfreich, wenn er gut lesbar und später leicht auffindbar ist. Schiefe Seiten, abgeschnittene Ränder oder unnötig große Dateien erschweren die tägliche Arbeit. Noch problematischer wird es, wenn Dokumente nicht durchsuchbar sind oder in der falschen Ablage landen. Oft lohnt sich für Unternehmen die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystem DMS. Dies eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente zentral, sicher und durchsuchbar zu speichern. Der Weg zum papierlosen Büro wird durch ein Dokumentenmanagementsystem DMS wesentlich effizienter. Besonders für Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen ist die Einführung eines DMS ein wichtiger Schritt zur Optimierung der internen Prozesse.
2. Die richtige Vorbereitung des Scanprozesses spart Zeit
Bevor ein Dokument in den Scanner gelegt wird, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Vorlage. Büroklammern sollten entfernt, geknickte Ecken geglättet und die Seiten in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Leere Rückseiten können aussortiert werden, wenn sie nicht benötigt werden. Bei Geräten mit automatischer Einzelblattzuführung ist es wichtig, die Seiten gerade einzulegen. Schon kleine Unachtsamkeiten führen sonst zu schiefen oder abgeschnittenen Scans. Eine sorgfältige Vorbereitung dauert nur wenige Minuten, verhindert aber spätere Korrekturen und Nacharbeiten.
3. Die wichtigsten Einstellungen für ein optimales Scan-Ergebnis
Die richtigen Scanner-Einstellungen sind entscheidend, wenn Unternehmen Papierdokumente digitalisieren und effizient im DMS Dokumentenmanagementsystem ablegen möchten. Mit optimalen Auflösungen, Farbmodi und Dateiformaten lassen sich Papierdokumente professionell digitalisieren, schnell durchsuchen und nahtlos in die Unternehmensprozesse integrieren
4. Scanauflösung – die passende Einstellung
Die Scanauflösung bestimmt, wie scharf ein Dokument digital erfasst wird. Für die meisten geschäftlichen Dokumente reicht eine Scanauflösung von 300 DPI, um Texte klar lesbar und Dateien kompakt zu halten. Eine Farbtiefe über 24 Bit bringt bei Standardtexten keinen Vorteil.
Empfohlene Einstellungen:
-
300 DPI: Standard für Rechnungen, Verträge und geschäftliche Dokumente
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200 DPI: Interne Unterlagen ohne Archivpflicht
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400–600 DPI: Technische Zeichnungen oder Dokumente mit kleiner Schrift
Die richtige Auflösung sorgt dafür, dass Dokumente effizient digitalisiert, durchsuchbar bleiben und optimal im DMS abgelegt werden können.
5. Scan-Farben auswählen
Scannen Sie reine Textseiten am besten im Schwarz-Weiß-Modus, da dies den Speicherbedarf reduziert. Eine Auflösung von 300 dpi ist dafür in der Regel ausreichend. Handelt es sich jedoch um Bilder oder farbige Inhalte, die für den Informationsgehalt wichtig sind, wählen Sie die Einstellung Farbe, um eine korrekte Darstellung zu gewährleisten.
6. Optimales Dateiformat für gescannte Dokumente
Beim Dateiformat ist das PDF im Unternehmensumfeld Standard. Für die langfristige Dokumentenarchivierung eignet sich insbesondere das Format PDF/A, das speziell für revisionssichere Ablage entwickelt wurde. Im Unternehmen scannt man Dokumente am besten in das gängige Format
- PDF & PDF/A (revisionssichrere Ablage
- JPG- oder PNG Format für Farbfotos
7. Dokumente digitalisieren mit Einzug (ADF)
Wenn Sie über einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) für mehrere Blätter verfügen, nutzen Sie diesen. So sparen Sie Zeit und müssen nicht jede Seite einzeln einlegen. Ein ADF finden Sie bei Multifunktionsdruckern, egal ob Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker sowie Dokumentenscannern. Neben dem normalen automatischen Einzug (Simplex ADF) gibt es auch Systeme, die über ein Duplex ADF zum beidseitigen Scannen verfügen. Dabei werden beim Scannen in einem Arbeitsgang die Vorder- und Rückseite eines Blattes gescannt; also beidseitiges Scannen in einem Schritt. So lassen sich mehrere Seiten in eine PDF Datei scannen bzw. archivieren. Zum Beispiel eignet sich der HP ScanJet Enterprise Flow N6600 fnw1 als Duplex-Scanner für den Business-Einsatz mit großen Scanvolumen.
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@HP - tectonika8. OCR macht Dokumente durchsuchbar
Ein zentraler Bestandteil um Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren im Unternehmen ist die Texterkennung, auch OCR genannt. Ohne OCR ist ein Scan lediglich ein Bild. Der Text kann dann nicht durchsucht oder automatisch verarbeitet werden.
Mit aktivierter OCR Funktion erkennt das System Inhalte wie Rechnungsnummern, Kundennamen oder Vertragsdaten. Diese Informationen können im DMS indexiert werden. Das bedeutet, dass Mitarbeitende Dokumente später schnell über die Suchfunktion finden. Gerade bei größeren Dokumentenmengen ist das ein enormer Vorteil.
9. Scannen als Teil des digitalen Workflows
Dokumente scannen ist kein isolierter Arbeitsschritt. In vielen Unternehmen ist der Scanvorgang direkt in einen digitalen Workflow eingebunden. Eine eingehende Rechnung wird gescannt, im DMS abgelegt und anschließend automatisch zur Prüfung an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Verträge können digital freigegeben und archiviert werden.
Das reduziert Papierumlauf, beschleunigt Prozesse und erhöht die Transparenz. Mitarbeitende sehen jederzeit, in welchem Bearbeitungsstand sich ein Dokument befindet. Voraussetzung dafür ist, dass die gescannten Unterlagen korrekt und vollständig ins System gelangen bzw. Dokumente direkt in die Cloud gescannt werden.
1. Wie scanne ich mehrere Seiten in ein PDF?
Legen Sie alle Seiten in die Einzelblattzuführung oder auf das Vorlagenglas und wählen Sie die Option „Mehrseitiges PDF“. So entsteht eine zusammenhängende Datei, die direkt im DMS gespeichert werden kann.
2. Welche Scanner-Einstellungen sind ideal für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Verträge?
300 DPI, Schwarzweiß oder Graustufen sowie PDF oder PDF/A mit aktivierter OCR-Funktion sind empfehlenswert zur Digitalisierung von Geschäftsdokumenten, wie Rechnungen und Verträge. So werden Dokumente gut lesbar und gleichzeitig kompakt genug für eine schnelle Ablage im DMS.
3. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein DMS ermöglicht die zentrale und strukturierte Speicherung digitaler Dokumente. Mitarbeiter finden Dateien schneller und können effizienter zusammenarbeiten. Zudem unterstützt es eine revisionssichere und rechtssichere Archivierung.
5. Kann ich Dokumente direkt ins Dokumentenmanagementsystem DMS scannen?
Viele Scanner und Multifunktionsdrucker unterstützen Scan-to-Mail, Scan-to-Sharepoint , Scan-to-Folder und San-to-Mail Funktionen. So werden Dokumente korrekt indexiert und revisionssicher abgelegt.
6. Welcher Scanner eignet sich für unseren Büroalltag?
Für einzelne oder empfindliche Dokumente ist ein Flachbettscanner geeignet. Bei größeren Dokumentenmengen oder täglich hohem Scanaufkommen sind Geräte mit automatischer Einzelblattzuführung/Dokumentenscanner oder ein Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion effizienter. Wir beraten Sie gerne kostenlos, ob der Kauf oder die Miete eines Multifunktionsdruckers oder eines Scanner für Ihr Büro die beste Option ist. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
7. Wie scanne ich vertrauliche Unterlagen sicher?
Nutzen Sie Geräte mit Benutzeranmeldung per PIN oder Chipkarte sogenannten Authentifizierungslösungen , damit nur berechtigte Personen Zugriff haben. Achten Sie außerdem darauf, dass gescannten Dokumente direkt in einen geschützten DMS-Bereich übertragen werden.
8. Wie mache ich gescannte Dokumente durchsuchbar?
Aktivieren Sie beim Scannen die Funktion OCR-Texterkennung. So erkennt das System den Text und Sie können später im Dokumentenmanagement DMS gezielt nach Namen, Rechnungsnummern, Datum oder firmeninternen Bezeichnungen suchen.
9. Wie lange müssen Originale nach dem Scannen aufbewahrt werden?
Das hängt von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien ab. Wenn Dokumente digital archiviert wurden und revisionssicher gespeichert sind, können Papieroriginale in vielen Fällen datenschutzkonform vernichtet werden.
11. Wie speichere ich Dokumente DSGVO-konform?
Speichern Sie Dokumente auf verschlüsselten Geräten oder in sicheren Cloud-Systemen, damit nur autorisierte Personen Zugriff haben. Regelmäßige Backups und klare Berechtigungsstrukturen der Druckinfrastruktur sichern Ihre Daten zusätzlich ab.
12. Wie scanne ich Dokumente richtig ohne Qualitätsverlust?
Um Dokumente ohne Qualitätsverlust zu scannen, solltest du mindestens 300 dpi Auflösung wählen und den passenden Farbmodus (Schwarz-Weiß, Graustufen oder Farbe) je nach Dokument verwenden. Achte darauf, dass das Dokument sauber und gerade auf dem Scanner liegt, um Unschärfen oder Verzerrungen zu vermeiden. Für die digitale Weiterverarbeitung empfiehlt sich zusätzlich der Einsatz von OCR sowie das Speichern als PDF oder PDF/A.
13. Welche Vorteile hat OneDrive für die Dokumentenverwaltung im Unternehmen?
OneDrive ermöglicht die zentrale Speicherung und den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Dateien werden automatisch synchronisiert und stehen immer in der aktuellsten Version zur Verfügung. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich effizienter, besonders in Verbindung mit Microsoft 365.
14. Ist Cloud-Speicherung für digitale Dokumente sicher?
Ja, moderne Cloud-Speicher nutzen Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zum Schutz der Daten. Unternehmen können genau festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Zusätzlich sorgen Backups für eine hohe Ausfallsicherheit.
15. Sind gescannte Dokumente rechtlich gültig?
Ja, wenn sie vollständig, unverändert und revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem DMS abgelegt werden. Dabei müssen interne Richtlinien sowie GoBD und DSGVO eingehalten werden.
Fazit: Dokumente effizient digitalisieren
Dokumente scannen im Unternehmen ist der erste Schritt zu mehr Ordnung, Effizienz und Transparenz. Mit den richtigen Scanner-Einstellungen und einem gut organisierten DMS Dokumentenmanagementsystem lassen sich Papierdokumente schnell digitalisieren und revisionsicher archivieren. Einheitliche Abläufe sparen Zeit, reduzieren Fehler und machen Informationen jederzeit leicht zugänglich. So profitieren Unternehmen von reibungslosen Prozessen, besserer Zusammenarbeit und einem zukunftssicheren, papierlosen Büro. Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse digitalisieren? tectonika unterstützt Sie bei der Einführung effizienter Scanlösungen und professioneller Archivierungsprozesse.
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