Tipps zum Dokumente scannen

Der Arbeitsaufwand im Büroalltag steigt stetig. Um immer mehr Abläufe in kürzerer Zeit zu bewältigen, möchten Firmen eingehende Dokumente scannen. Scanlösungen können bei der Digitalisierung helfen und die Büroabläufe erleichtern. So wird der Aufwand weniger und die Kosten niedriger. Wir helfen effiziente Druckumgebungen zu schaffen. Unsere Multifunktionssysteme bieten Druck- und Scanlösungen und organisieren Ihren Arbeitsalltag. Die Bürodrucker können Dokumente scannen, versenden, drucken, kopieren und faxen.

Dokumente scannen mit den vielfach einsetzbaren Multifunktionssystemen.
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Dateiformat wählen

Achten Sie auf des richtige Dateiformat. Textdokumente sind meist leicht zu scannen und benötigen nicht viel Speicherplatz. Ein Bild scannen oder ein Foto ist schon schwieriger. Die Bildqualität darf nicht leiden. Für Fotos bzw. Bilder eignen sich die Formate TIF, BMP, PEG oder PNG. Für Texte oder Belege nutzen Sie am besten das GIF Format. Standard ist mittlerweile das Scannen von PDF – Dateien. Dazu ist ein entsprechendes Programm, wie z.B. Acrobat DC von Adobe erforderlich.

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Scanauflösung

Grundsätzlich sollten Sie beachten: Je mehr Informationen eingescannt werden, desto größer wird die Datei. Bei einem einfachen Textdokument reicht eine Auflösung von 300 dpi aus. Auch mehr als 24 Bit Farben sind ausreichend. Die Bezeichnung dpi (dots per inch) ist eine Maßeinheit für die Bildauflösung beim Drucken. Für die spätere Verwendung des Dokumentes ist es wichtig die richtige Auflösung einzustellen sonst sind Text oder Schrift unscharf. Je höher die Auflösung desto schärfer ist das Bild aber desto größer ist auch die Datei.

Scan-Farben

Scannen Sie Textdokumente möglichst in Schwarz-Weiß ein. Stellen Sie bei den Optionen „Schwarz-Weiß“ ein. Dadurch reduziert sich der Speicherbedarf. Es empfiehlt sich eine Auflösung von 300 dpi. Bei Bildern wählen Sie als Option „Farbe“.

Dokumente scannen mit Einzug (ADF)

Wenn das System über einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) für mehrere Blätter verfügt, nutzen Sie diesen. So sparen Sie Zeit und müssen nicht jede Seite einzeln einlegen.

Neben dem normalen automatischen Einzug (Simplex ADF) gibt es auch Systeme, die über ein Duplex ADF verfügen. Dabei werden beim Scannen in einem Arbeitsgang die Vorder- und Rückseite eines Blattes gescannt; also beidseitiges Scannen ist in einem Schritt möglich.

Wenn Sie Fragen zum Thema Scannen oder Druck- und Scanlösungen haben, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme. Nutzen Sie dazu unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

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