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Im Zuge der all­ge­mei­nen Digi­ta­li­sie­rung im Unter­neh­men wer­den Scan­ner bzw. Mul­ti­funk­ti­ons­dru­cker (MFP / MFC) immer wich­ti­ger. Das The­ma Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) ist in vie­len Unter­neh­men bzw. Büros nicht mehr weg­zu­den­ken. Die Grö­ße der Fir­ma spielt dabei eine unter­ge­ord­ne­te Rol­le. Sie sind sowohl in Groß­un­ter­neh­men als auch in Klein- oder Fami­li­en­be­trie­ben zu fin­den. Archi­vie­rungs­pro­gram­me oder ERP-Sys­te­me über­neh­men wich­ti­ge Funk­tio­nen, um die Arbeits­pro­zes­se zu ver­ein­fa­chen und zu unter­stüt­zen. Unter­neh­men wie HP, Bro­ther, Canon, Fuji­tsu, Epson, Koni­ca Minol­ta, Ricoh bie­ten pas­sen­de Scan­sys­te­me an. Die wich­tigs­ten Kri­te­ri­en und Tipps für die Aus­wahl des geeig­ne­ten Sys­tems zeigt Ihnen der nach­fol­gen­de Artikel.

Wo wer­den die Scan­ner eingesetzt?

Ein wich­ti­ger Ein­satz­be­reich ist die Ver­wal­tung des zen­tra­len Post­ein­gangs. Hier wird die schrift­li­che Ein­gangs­post ein­ge­scannt und in ein gewünsch­tes For­mat umge­wan­delt (z.B. PDF, PDF/A, TEXT(OCR), etc.).  Nach dem Ein­scan­nen wer­den die digi­ta­len Doku­men­te an die ver­ar­bei­ten­de Anwen­dung wei­ter­ge­lei­tet. Anhand von soge­nann­ten META-Daten wird das digi­ta­le Doku­ment an die bear­bei­ten­de Fach­ab­tei­lung wei­ter­ge­lei­tet. Unter­neh­mens­be­rei­che wie z.B. Per­so­nal­we­sen, Rech­nungs­we­sen, Mar­ke­ting oder Con­trol­ling  kön­nen die Daten in den Pro­gram­men (Waren­wirt­schaft) ver­ar­bei­ten. Wei­te­re Ein­satz­be­rei­che kön­nen auch DATEV unter­stüt­zen­de Anwen­dun­gen sein, die Bele­ge an den Steu­er­be­ra­ter mit­tels einer Schnitt­stel­le übermitteln.

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Wich­ti­ge Fak­to­ren bei der Aus­wahl von Scannern

Ent­schei­det sich ein Unter­neh­mer die Daten zu digi­ta­li­sie­ren, steht er vor der ent­schei­den­den Fra­ge, wel­chen Scan­ner er ein­set­zen möch­te. Ein­fa­che loka­le Scan­ner gibt es bereits ab ca. 50,- Euro. Ob der Unter­neh­mer damit lan­ge glück­lich wird, ist aller­dings eine ande­re Fra­ge. Für den pro­fes­sio­nel­len Ein­satz emp­feh­len wir Busi­ness­lö­sun­gen (B2B) zu wäh­len, die in der Regel durch den Fach­han­del ver­trie­ben wer­den. Der Fach­händ­ler kann mit dem Kun­den zusam­men gut ein­schät­zen, wel­ches Sys­tem das Rich­ti­ge ist. Nicht nur die Leis­tungs­klas­se spielt eine wich­ti­ge Rol­le, son­dern auch Fak­to­ren, wie das Scan­for­mat (DIN A3 / A4), monat­li­ches Scan­vo­lu­men, Geschwin­dig­keit, Sca­n­a­uf­lö­sung, Scan­tie­fe und die digi­ta­len Sen­de­vor­gän­ge soll­ten berück­sich­tigt wer­den. Beim digi­ta­len Sen­de­vor­gang muss sich der Kun­de ent­schei­den, ob er die Doku­men­te am Arbeits­platz (Lokal) ein­scannt, oder alter­na­tiv zen­tral z.B. über eine Arbeits­grup­pe. Ent­schei­det sich der Kun­de für die loka­le Vari­an­te reicht ein USB-Anschluss aus. Per Twain-Trei­ber wird der Scan­ner gesteuert.

Scan­nen über das Netzwerk

Setzt der Kun­de die Scan­ner aller­dings zen­tral ein, wird das Sys­tem im Netz­werk betrie­ben. Die gescann­ten Doku­men­te kön­nen per Mail (Scan to, E‑Mail), „spei­chern im Netz­werk­ord­ner“ (SMB / Scan to Fol­der) oder „spei­chern auf Share­Point“ über­mit­telt wer­den. Wei­te­re Fea­tures, wie das beid­sei­ti­ge Scan­nen im einen Durch­gang,  oder das auto­ma­ti­sche erken­nen vom Ein­zug meh­re­rer bzw. lee­rer Sei­ten stei­gern die Pro­duk­ti­vi­tät und schüt­zen vor Pro­ble­men bei der Ver­ar­bei­tung der Pro­zes­se. Viel­leicht möch­ten der eine oder der ande­re Kun­de die Scan­a­n­wen­dun­gen in einem Mul­ti­funk­ti­ons­dru­cker ver­ei­nen. Gera­de in klei­ne­ren Büros ist sel­ten Platz für meh­re­re Sys­te­me. Somit kann der Kun­de nicht nur dru­cken, son­dern auch kopie­ren, faxen und scannen.

Pro­fes­sio­nel­le Bera­tung und Betreuung

Wenn auch Sie Ihre Pro­zes­se durch einen geeig­ne­ten Scan­ner digi­ta­li­sie­ren möch­ten, dann tre­ten Sie mit uns in Kon­takt. Bei Fra­gen zu den geeig­ne­ten Scan­nern bera­ten wir Sie gerne.