Yes, we (s)can!

Im Zuge der allgemeinen Digitalisierung im Unternehmen werden Scanner bzw. Multifunktionsdrucker (MFP / MFC) immer wichtiger. Das Thema Dokumentenmanagement (DMS) ist in vielen Unternehmen bzw. Büros nicht mehr wegzudenken. Die Größe der Firma spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Sie sind sowohl in Großunternehmen als auch in Klein- oder Familienbetrieben zu finden. Archivierungsprogramme oder ERP-Systeme übernehmen wichtige Funktionen, um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu unterstützen. Unternehmen wie HP, Brother, Canon, Fujitsu, Epson, Konica Minolta, Ricoh bieten passende Scansysteme an. Die wichtigsten Kriterien und Tipps für die Auswahl des geeigneten Systems zeigt Ihnen der nachfolgende Artikel.

Wo werden die Scanner eingesetzt?

Ein wichtiger Einsatzbereich ist die Verwaltung des zentralen Posteingangs. Hier wird die schriftliche Eingangspost eingescannt und in ein gewünschtes Format umgewandelt (z.B. PDF, PDF/A, TEXT(OCR), etc.).  Nach dem Einscannen werden die digitalen Dokumente an die verarbeitende Anwendung weitergeleitet. Anhand von sogenannten META-Daten wird das digitale Dokument an die bearbeitende Fachabteilung weitergeleitet. Unternehmensbereiche wie z.B. Personalwesen, Rechnungswesen, Marketing oder Controlling  können die Daten in den Programmen (Warenwirtschaft) verarbeiten. Weitere Einsatzbereiche können auch DATEV unterstützende Anwendungen sein, die Belege an den Steuerberater mittels einer Schnittstelle übermitteln.

Wichtige Faktoren bei der Auswahl von Scannern

Entscheidet sich ein Unternehmer die Daten zu digitalisieren, steht er vor der entscheidenden Frage, welchen Scanner er einsetzen möchte. Einfache lokale Scanner gibt es bereits ab ca. 50,- Euro. Ob der Unternehmer damit lange glücklich wird, ist allerdings eine andere Frage. Für den professionellen Einsatz empfehlen wir Businesslösungen (B2B) zu wählen, die in der Regel durch den Fachhandel vertrieben werden. Der Fachhändler kann mit dem Kunden zusammen gut einschätzen, welches System das Richtige ist. Nicht nur die Leistungsklasse spielt eine wichtige Rolle, sondern auch Faktoren, wie das Scanformat (DIN A3 / A4), monatliches Scanvolumen, Geschwindigkeit, Scanauflösung, Scantiefe und die digitalen Sendevorgänge sollten berücksichtigt werden. Beim digitalen Sendevorgang muss sich der Kunde entscheiden, ob er die Dokumente am Arbeitsplatz (Lokal) einscannt, oder alternativ zentral z.B. über eine Arbeitsgruppe. Entscheidet sich der Kunde für die lokale Variante reicht ein USB-Anschluss aus. Per Twain-Treiber wird der Scanner gesteuert. Setzt der Kunde die Scanner allerdings zentral ein, wird das System im Netzwerk betrieben. Die gescannten Dokumente können per Mail (Scan to, E-Mail), „speichern im Netzwerkordner“ (SMB / Scan to Folder) oder „speichern auf SharePoint“ übermittelt werden. Weitere Features, wie das beidseitige Scannen im einen Durchgang,  oder das automatische erkennen vom Einzug mehrerer bzw. leerer Seiten steigern die Produktivität und schützen vor Problemen bei der Verarbeitung der Prozesse. Vielleicht möchten der eine oder der andere Kunde die Scananwendungen in einem Multifunktionsdrucker vereinen. Gerade in kleineren Büros ist selten Platz für mehrere Systeme. Somit kann der Kunde nicht nur drucken, sondern auch kopieren, faxen und scannen.

Professionelle Beratung und Betreuung

Wenn auch Sie Ihre Prozesse digitalisieren möchten, dann treten Sie mit uns in Kontakt. Bei Fragen zu den geeigneten Scannern beraten wir Sie gerne.