Wenn Kunden einen Kopierer kaufen möchten, stellen die Kunden immer wieder die Frage, auf welche Punkte zu achten ist. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie den richtigen Kopierer kaufen. Vorab möchten wir aber nur kurz mitteilen, dass es eigentlich den Begriff Kopierer gar nicht mehr gibt. Da die Systeme über mehrfache Anwendungen wie Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen verfügen, heißen die Geräte Multifunktionsdrucker. Der Begriff wird allerdings nicht verwendet und umgangssprachlich sagt der Konsument, Kopierer.
Persönliche Ansprechpartner
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1. Verwendung ist entscheidend, wenn Sie einen Kopierer kaufen
Es kommt natürlich darauf an, wofür Sie einen Kopierer brauchen. Wenn Sie einen Kopierer kaufen möchten, der nur Kopieren soll, werden Sie leider vergeblich danach suchen. Durch das Zeitalter der Digitalisierung, sind die sogenannten analogen bzw. reinen Kopierer vom Markt verschwunden. Daher wird die Auswahl auf einen Multifunktionsdrucker fallen.
2. Ergebnisse vom Test helfen nur bedingt weiter
Immer wieder werden wir von Kunden auf Testergebnisse von der Stiftung Warentest, CT, Facts etc. hingewiesen Allerdings hilft ein Testergebnis aus unserer Sicht nur bedingt weiter. Bei einem Test wird leider zu wenig auf die individuellen Gegebenheiten und Anwendungen vom Kunden eingegangen.
3. Eigenes Kopiervolumen berücksichtigen
Als erstes sollten Sie sich überlegen, wie viele Seiten Sie mit einem Kopierer drucken. Für eine gelegentliche Kopie muss es ja nicht gleich ein großes Gerät sein. Hier reicht ein kleiner Kopierer oftmals aus. Wenn Sie also einen kleinen Kopierer kaufen, entscheiden Sie sich am besten für eine Laservariante. Die sind zwar ein wenig teurer, haben aber den Vorteil, dass die Düsen des Druckkopfs nicht eintrocknen.
4. Schwarz-weiß oder Farbe
Ein weiteres Kaufkriterium sollte die Überlegung sein, ob Sie eine Schwarzweiß- oder Farbvariante brauchen. Farbkopien bzw. Farbdrucke sind zwar gut und schön, aber fast fünfmal so teuer wie ein Schwarzweiß-Kopierer. Die Gefahr, dass Ihnen die Druckkosten hier „weglaufen“ ist sehr hoch. Überlegen Sie also vorher, ob Sie wirklich Farbdrucke oder Farbkopien benötigen.
5. Einstellung bei SW / Farbdruck beachten
Sollten Sie dann doch einen Farb – Kopierer kaufen, stellen Sie die Standardwerte auf die SW – Option ein, damit Sie nicht aus Versehen immer Farbkopien drucken. Bei Drucken achten Sie bitte zusätzlich auf den Treiber, so dass der SW-Druck aus dem schwarzen Verbrauchsmaterial (Toner, Tine) heraus erfolgt und nicht aus den Grundfarben gedruckt wird. Sonst kann es Ihnen passieren, dass trotz diverser Einstellungen die farbigen Verbrauchsartikel verwendet werden.
6. Papierformat DIN A3 oder DIN A4?
Ähnlich wie bei der Entscheidung zum SW- / Farbdruck, sieht es auch bei der Entscheidung für einen DIN A3 und A4 Kopierer aus. Setzen Sie Ihren Bedarf an Drucke / Kopien ins Verhältnis und stellen Sie sich die Frage, wie oft Sie DIN A3 benötigen. Wenn Sie einen DIN A3 Kopierer kaufen, sind die Anschaffungskosten fast doppelt so hoch, wie bei einem DIN A4 Kopierer. Wer also nur ab und zu mal DIN A3 zu drucken oder Kopierer, sollte die Entscheidung gut überlegt sein, ob er sich diesen Luxus erlaubt. Wir erleben immer wieder, dass unser technischer Service Altgeräte abbaut, wo sich Papier vom Aufbau befindet. Das ist gut zu erkennen, da das Papier im Laufe der Zeit sich gelblich verfärbt. Ein klassischer Hinweis über einen Fehlkauf.
7. Was kostet ein guter Kopierer?
Wenn Sie einen Kopierer kaufen möchten, fangen die Geräte bei ca. 150,- Euro an. Beachten Sie aber bitte, dass es bei den Modellen um eine kleine Leistungsklasse für den privaten Gebrauch oder das Homeoffice handelt. In der Regel sind das Tintenstrahlgeräte und diese Geräte verursachen hohe Druckkosten. Professionelle Geräte gibt es in der einfachsten Ausstattung ab ca. 1.500 Euro.
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@HP - tectonika8. Große Kopierer werden gemietet oder geleast
Leasing ermöglicht es Unternehmen, hochwertige Kopierlösungen zu nutzen, ohne hohe Anschaffungskosten. Service und Wartung sind oft inklusive – das senkt unerwartete Folgekosten.
9. Fehl- / Doppeleinzug beim Kopieren verhindern
Durch die Digitalisierung bzw. durch den Einsatz von Dokumentenmanagemensysteme (DMS) Lösungen sollten Kopierer optimierte Scanlösungen verfügen. Wenn Sie einen Kopierer kaufen, achten Sie auf einen stabilen automatischen Papiereinzug. Gerade wenn Sie ältere und / viele Dokumente archivieren, kommt es auf professionelle Lösungen an, die z.B. einen Fehl- oder Doppeleinzug verhindern.
10. Dateiformate beim Scannen beachten
Ebenso ist die Entscheidung für das Dateiformat für das Scannen äusserst wichtig. Herkömmliche Kopierer können zwar in Dateiformate wie PDF, JPEG oder TIF sannen, allerdings benötigen moderne DMS-Lösungen auch Dateiformate wie, PDF/A, M-TIFF oder OCR-Texterkennungen.
Welche Kopierer sind für kleine Unternehmen am besten geeignet?
Für kleine Unternehmen eignen sich kompakte Multifunktionsgeräte, die Drucken, Kopieren und Scannen in einem Gerät vereinen.
Was kostet ein guter Kopierer im Durchschnitt?
Je nach Ausstattung liegt der Preis für ein zuverlässiges Gerät zwischen 500 und 3.000 Euro – Leasing ist eine attraktive Alternative.
Was ist der Unterschied zwischen Tintenstrahl- und Laserkopierern?
Tintenstrahlkopierer sind günstiger in der Anschaffung, Laserkopierer hingegen effizienter bei hohem Druckvolumen.
Welche Funktionen sind beim Kopiererkauf besonders wichtig?
Wichtige Kriterien sind Druckgeschwindigkeit, Scanqualität, WLAN-Fähigkeit, Duplexdruck und Kompatibilität mit Cloud-Diensten.
Lohnt sich ein gebrauchter Kopierer?
Ein geprüfter, gebrauchter Kopierer kann eine gute Wahl sein, wenn das Gerät gewartet ist und eine Garantie angeboten wird.
Fazit: So finden Sie den passenden Kopierer für Ihre Bedürfnisse
Der Kauf eines Kopierers sollte gut durchdacht sein – schließlich geht es um Effizienz, Wirtschaftlichkeit und technische Zuverlässigkeit. Ob für das Homeoffice, kleine Betriebe oder große Unternehmen: Ein modernes Multifunktionsgerät spart Zeit, senkt Kosten und optimiert Arbeitsprozesse. Achten Sie beim Kauf auf relevante Faktoren wie Druckvolumen, Zusatzfunktionen, Anschlussmöglichkeiten und Serviceleistungen. Wer sich im Vorfeld gut informiert, trifft die bessere Entscheidung – und investiert in Technik, die wirklich zum Bedarf passt.
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