Finden Sie den richtigen Scanner – Erfassen.Verwalten.Teilen.
Im Zuge der allgemeinen Digitalisierung im Unternehmen werden Scanner bzw. Multifunktionsdrucker (MFP / MFC) immer wichtiger. Das Thema Dokumentenmanagement (DMS) ist in vielen Unternehmen bzw. Büros nicht mehr wegzudenken. Die Größe der Firma spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Sie sind sowohl in Großunternehmen als auch in Klein- oder Familienbetrieben zu finden. Archivierungsprogramme oder ERP-Systeme übernehmen wichtige Funktionen, um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu unterstützen. Unternehmen wie HP, Brother, Canon, Fujitsu, Epson, Konica Minolta, Ricoh bieten passende Scansysteme an. Die wichtigsten Kriterien und Tipps für die Auswahl des geeigneten Systems zeigt Ihnen der nachfolgende Artikel.
Wo werden die Scanner eingesetzt?
Ein wichtiger Einsatzbereich ist die Verwaltung des zentralen Posteingangs. Hier wird die schriftliche Eingangspost eingescannt und in ein gewünschtes Format umgewandelt (z.B. PDF, PDF/A, TEXT ( OCR ), etc.). Nach dem Einscannen werden die digitalen Dokumente an die verarbeitende Anwendung weitergeleitet. Anhand von sogenannten META-Daten wird das digitale Dokument an die bearbeitende Fachabteilung weitergeleitet. Unternehmensbereiche wie z.B. Personalwesen, Rechnungswesen, Marketing oder Controlling können die Daten in den Programmen (Warenwirtschaft) verarbeiten. Weitere Einsatzbereiche können auch DATEV unterstützende Anwendungen sein, die Belege an den Steuerberater mittels einer Schnittstelle übermitteln.