DSGVO und Bürotechnik: Wie Sie Drucker und Kopierer DSGVO-konform machen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit ihrem Inkrafttreten ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes in Europa. Während viele Unternehmen ihren Fokus auf offensichtliche Datenquellen wie E-Mails oder Kundenportale legen, werden häufig Geräte wie Drucker und Kopierer übersehen. Doch gerade diese Bürotechnik kann sensible Daten gefährden, wenn sie nicht ordnungsgemäß geschützt wird. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Risiken bestehen, welche Maßnahmen zur DSGVO-Konformität erforderlich sind und wie Sie Sicherheitslücken vermeiden.

Modernes Büro mit Drucker und Kopierer, Symbole für Datenschutz und Netzwerksicherheit, DSGVO-Text prominent dargestellt, ohne Schriftzug auf den Geräten

Warum Drucker und Kopierer im Fokus der DSGVO stehen

Drucker und Kopierer sind fester Bestandteil jedes Büros. Was viele nicht wissen: Diese Geräte speichern häufig sensible Daten wie:

  • Druck- und Kopierprotokolle,
  • Benutzer-IDs,
  • Netzwerkdaten und IP-Adressen.

Risiken im Überblick:

  1. Unverschlüsselte Datenübertragung: Aufträge werden häufig ungesichert über das Netzwerk gesendet.
  2. Vergessene Dokumente: Ausdrucke bleiben in den Ablagen liegen und können von Unbefugten eingesehen werden.
  3. Mangelnde Datenlöschung: Beim Weiterverkauf oder Leasing-Ende verbleiben Daten auf internen Festplatten.
  4. Zugriff durch Externe: Angreifer können ungesicherte Geräte als Einfallstor für Cyberangriffe nutzen.

Die DSGVO verlangt, solche Risiken zu minimieren und die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Erweiterte Anforderungen für DSGVO-Konformität bei Druckern und Kopierern

Neben den bekannten Kriterien gibt es zusätzliche Aspekte, die speziell für Druck- und Kopiertechnik wichtig sind.

1. Zugriffsmanagement und Benutzerkontrollen

  • Warum wichtig: Ohne Authentifizierung kann jeder Nutzer auf sensible Dokumente zugreifen.
  • Maßnahmen:
    • Aktivieren Sie PIN-Codes oder Benutzerkarten.
    • Nutzen Sie Multifunktionsgeräte mit integrierten Zugriffsbeschränkungen.
    • Kontrollieren Sie Druckprotokolle regelmäßig auf unberechtigte Zugriffe.

2. Sichere Geräte-Konfiguration

  • Warum wichtig: Viele Geräte sind ab Werk unsicher konfiguriert.
  • Maßnahmen:
    • Deaktivieren Sie ungenutzte Ports und Dienste.
    • Aktualisieren Sie regelmäßig die Firmware.
    • Konfigurieren Sie sichere WLAN- und Netzwerkeinstellungen.

3. Datenlöschung nach DSGVO-Standards

  • Warum wichtig: Interne Speicher von Druckern und Kopierern enthalten oft vertrauliche Daten.
  • Maßnahmen:
    • Löschen Sie Festplatten vor Verkauf oder Leasing-Ende vollständig.
    • Nutzen Sie zertifizierte Datenlöschungssoftware.
    • Aktivieren Sie automatische Datenlöschung nach jedem Druckauftrag.

4. Verschlüsselung sensibler Daten

  • Warum wichtig: Unverschlüsselte Daten können leicht abgefangen werden.
  • Maßnahmen:
    • Aktivieren Sie die End-to-End-Verschlüsselung für Druckaufträge.
    • Setzen Sie auf Protokolle wie IPsec oder SSL/TLS für Netzwerkverbindungen.

5. Physische Sicherheit der Geräte

  • Warum wichtig: Geräte, die in öffentlichen oder zugänglichen Bereichen stehen, sind besonders anfällig.
  • Maßnahmen:
    • Positionieren Sie Geräte in abgeschlossenen Räumen.
    • Kontrollieren Sie regelmäßig physische Zugriffe auf die Geräte.

6. Dokumentation und Audits

  • Warum wichtig: Die DSGVO verlangt Nachweise über ergriffene Maßnahmen.
  • Maßnahmen:
    • Führen Sie ein Verzeichnis aller genutzten Geräte.
    • Dokumentieren Sie Sicherheitsmaßnahmen und durchgeführte Audits.
    • Legen Sie Verantwortlichkeiten für Geräteverwaltung fest.

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Häufige DSGVO-Verstöße bei Bürotechnik und wie Sie diese vermeiden

Trotz aller Vorschriften gibt es typische Fehler, die häufig zu Verstößen führen:

1. Fehlende Authentifizierung

  • Problem: Jeder Mitarbeiter oder Besucher kann Geräte nutzen.
  • Lösung: Richten Sie Benutzerkonten oder PINs ein.

2. Vernachlässigte Gerätewartung

  • Problem: Firmware und Sicherheitsupdates werden nicht regelmäßig installiert.
  • Lösung: Automatische Updates aktivieren und überwachen.

3. Unsichere Rückgabe von Leasinggeräten

  • Problem: Geräte werden mit gespeicherten Daten zurückgegeben.
  • Lösung: Daten professionell löschen lassen oder eigenständig zertifizierte Software einsetzen.

Best Practices für DSGVO-konforme Drucker und Kopierer

Die Einhaltung der DSGVO erfordert eine Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen:

  1. Datenschutzfreundliche Gerätekonfiguration:
    • Aktivieren Sie Datenschutzfunktionen wie sicheres Drucken.
  2. Schulungen für Mitarbeiter:
    • Sensibilisieren Sie Ihr Team für Risiken und korrekte Nutzung der Geräte.
  3. Externe Dienstleister prüfen:
    • Stellen Sie sicher, dass Leasing- und Wartungsverträge DSGVO-konforme Regelungen enthalten.
  4. Laufende Überwachung:
    • Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch.

FAQ: DSGVO bei Druckern und Kopierern

1. Sind alle Drucker und Kopierer DSGVO-relevant?

Ja, jedes Gerät, das personenbezogene Daten verarbeitet oder speichert, fällt unter die DSGVO.

2. Was passiert, wenn Daten auf Leasinggeräten nicht gelöscht werden?

Unternehmen können für Datenschutzverstöße haftbar gemacht werden, was zu hohen Geldstrafen führen kann.

3. Wie oft sollten Geräte überprüft werden?

Eine regelmäßige Überprüfung, mindestens halbjährlich, ist empfehlenswert, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.

4. Was bedeutet „Secure Print“?

Secure Print ist eine Funktion, bei der Druckaufträge erst nach Authentifizierung (z. B. PIN oder Karte über MyQ) ausgegeben werden.

5. Welche Strafen drohen bei DSGVO-Verstößen?

Die Strafen können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes betragen, abhängig von der Schwere des Verstoßes.

6. Gibt es spezifische Druckermodelle für höhere Sicherheit?

Ja, viele Hersteller wie HP, Canon und Xerox bieten Geräte mit erweiterten Sicherheitsfunktionen an, die DSGVO-konforme Standards erfüllen.

Fazit: Sicherheit beginnt bei Ihrer Bürotechnik

Drucker und Kopierer sind potenzielle Schwachstellen, die oft übersehen werden. Unternehmen müssen technische, organisatorische und rechtliche Maßnahmen ergreifen, um die DSGVO-Bestimmungen zu erfüllen. Durch eine Kombination aus Benutzerautorisierung, Datenverschlüsselung, sicherer Netzwerkintegration und regelmäßiger Überprüfung minimieren Sie Risiken und gewährleisten den Schutz sensibler Daten.

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