Wie Firmen den richtigen Kopierer für ihr Unternehmen finden

Durch die große Vielzahl an Herstellern und Modellen tun sich Firmen oft schwer den richtigen Kopierer zu finden. Wir geben Ihnen nachfolgend gerne wertvolle Tipps, wie Sie für Ihre Firma den richtigen Kopierer finden.

Druckvolumen der Kopierer sollte der Firma bekannt sein

Wenn Sie für Ihre Firma einen neuen Kopierer kaufen (alternativ auch mieten / leasen) sollten Sie Ihr Druckvolumen kennen. Kaufen Sie lieber eine höhere Leistungsklasse als eine zu kleine. Entscheidend sind nicht die Anschaffungskosten, sondern die Unterhaltskosten. Die Verbrauchsartikel (Toner, Tinte etc.) sind bei höheren Leistungsklassen im Vergleich zu kleineren Leistungsklassen wesentlich günstiger. Wenn Sie nicht genau wissen wieviel Sie drucken, nehmen Sie als Bewertungsmaßstab den monatliche Verbrauch an Papierpaketen. (In einem Paket befinden sich 500 Blatt). Rechnen Sie den Verbrauch dann für den monatlichen Verbrauch hoch. Besser ist es natürlich, wenn Sie als Firma die Zählerstände des alten Kopierers herausfinden.

Laserdrucker oder Tinte?

Nach wie vor steht der Verdacht im Raum, dass Kopierer, die mit Toner drucken Feinstaub produzieren. So lange es also nicht eindeutig nachgewiesen ist, empfehlen wir am Arbeitsplatz auf Laserdrucker zu verzichten. Durch diverse technische Innovationen erleben aktuell tintenbasierte Kopierer eine enorme Renaissance. Nachteile, wie z.B. zu hohe Druckkosten sind mittlerweile überholt. So hat HP mit der Pagewide Serie einen Meilenstein in der Geschichte der Tintenstrahltechnik gelegt.

SW oder Farbe?

Benötigen Sie als Firma unbedingt einen Kopierer, der in Farbe druckt? Die Kosten für einen Farbdruck liegen im Durchschnitt 4-6 mal höher als ein SW-Druck. Wenn Sie allerdings einen Farbkopierer verwenden, dann richten Sie für den Kopierer zwei Gerätetreiber ein. Einen standardmäßig für SW-Druck und einen optional für Farbdruck. Achten Sie beim Einrichten der Treiber darauf, dass beim SW-Druck der Ausdruck ausschließlich aus den schwarzen Tonern oder Tinte erzeugt wird. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die farbigen Verbrauchsartikel leer sind, obwohl Sie nicht in Farbe gedruckt haben.

Scanoption der Kopierer für Firmen zukünftig enorm wichtig

Die Digitalisierung macht auch beim Kopierer nicht Halt. Damit die Dokumente ordentlich gescannt und verarbeitet werden können, empfiehlt es sich Scanoptionen zu wählen, die für den digitalen Workflow optimiert sind. So sollte z.B. der automatische Papiereinzug über eine Kontrolle von doppelt einziehenden Dokumenten verfügen. Gerade wenn viele Dokumente gescannt werden, wird ein Fehleinzug verhindert.

Achten Sie auch auf die Dateiformate beim Scanformat. Standardformate wie PDF, JPG oder TIFF sollte das Gerät ohnehin können. Wenn die Kopierer weitere Formate, wie z.B. PDF/A, M-TIFF oder die Funktion der Texterkennung (OCR) unterstützen, bietet dies einen enormen Mehrwert gegenüber den Standardanwendungen. Beim Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) oder Anwendungen wie DATEV, sind diese Formate teilweise zwingend erforderlich.

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Anzahl und Kapazität der Papierkassetten für Firmen enorm wichtig

Überlegen Sie vorher wieviel Papierkassetten sie benötigen. Wenn Sie ergänzend zum Standardpapier noch Briefpapier oder Geschäftspapier einsetzen, empfiehlt es sich die Anzahl der Papierkassetten zu erhöhen. Damit vermeiden Sie ein ständiges Wechseln der Papiersorten.

Wenn Firmen viel drucken bzw. kopieren, ist es ratsam eine größere Kapazität der Papierkassetten zu wählen. Werden größere Druckaufträge verarbeitet, verhindern Sie somit ein ständiges Auffüllen der Papierkassetten. Gleichzeitig empfiehlt es sich auch ein größeres Ausgabefach zu wählen. Viele Kopierer bieten optional ein größeres Ausgabefach an. Weitere Optionen, wie z.B. eine Funktion zum Lochen / Tackern, Sortierfunktion oder einer versetzten Ablage der Dokumente erleichtern ebenfalls den Büroalltag.

Kaufen Sie als Firma bei bekannten Herstellern

Setzen Sie beim Kauf von Kopierern auf bewährte Hersteller. Gerade im Hinblick auf die Anbindung an die IT bietet dieses für Firmen enorme Vorteile. Sie erhalten immer noch Treiber für das Betriebssystem, auch wenn dieses abgekündigt wird. (z.B. bei Windows XP / Windows 7). Wir haben es leider schon erlebt, dass Firmen nach dem Wechsel der Betriebssysteme die Kopierer nicht mehr verwenden konnten. Hersteller, wie zum Beispiel Canon, HP, Konica Minolta, Ricoh oder Xerox bieten auch viele Jahre nach der Abkündigung des Betriebssystems noch Treiber an.

Ersatzteile und Supplies länger verfügbar

Ähnliches gilt auch bei der Ersatzteilversorgung. Renommierte Hersteller verfügen auch nach vielen Jahren noch über Ersatzteile. Somit ist bei einem technischen Defekt eine Reparatur möglich. Um unnötige Engpässe bei der Belieferung mit Verbrauchsartikeln (Toner, Tinte etc.) zu vermeiden, setzen Sie auf die bekannten Hersteller. Dadurch ist die Lieferantenauswahl größer, als wenn sie auf „Nischenhersteller“ setzen.

Papierformat

Schätzen Sie vor einem Kauf eines Kopierers ab, wieviel Sie monatlich auf DIN A3 drucken oder kopieren (z.B. Bilanzen, Pläne, Bilder, Entwürfe, Fotos etc.). Es ist natürlich schön, wenn ein Kopierer das größere Papierformat als DIN A4 unterstützt. Allerdings verdoppelt die Auswahl eines größeren Papierformats den Anschaffungspreis. Es kommt leider immer wieder vor, dass beim Abbau von Kopierern noch das erste Papier vom Aufbau in den Papierkassetten liegt. Durch die Verfärbung des Papiers ist das gut und deutlich zu erkennen.

Vorteil für unsere Kunden – Checkliste für Firmen zum kostenlosen Download

Wenn Sie eine Anschaffung für einen neuen Kopierer für Ihr Büro planen, nutzen Sie dazu auch eine Checkliste. Für unsere Kunden bieten wir einen Checkliste zum kostenlosem Download. Dort können Sie sich  Ihren Kopierer nach Ihren individuellen Bedürfnissen zusammenstellen. Dort erhalten Sie auch noch weitere Informationen, was bei einer Anschaffung zu beachten gilt. Hier gehts zur Checkliste.

Setzen Sie als Firma auf den lokalen Fachhandel

Es ist natürlich bequem, wenn Sie für Ihre Firma einen Kopierer über das Internet bzw. Online kaufen. Doch erfahrungsgemäß ist der Ärger vorprogrammiert, sobald technische Unterstützung benötigt wird. Das fängt teilweise schon bei der Anlieferung, Aufbau oder Einweisung zur Handhabung des Kopierers an. Lange und nervige Wartezeiten an der Hotline sind leider keine Seltenheit. Nutzen Sie daher den lokalen Fachhandel mit eigenem technischem Support. So erhalten Firmen durch feste Ansprechpartner direkte Kontakte. Diese können bei Problemen auch direkt weiterhelfen. Auch schon mal nach den üblichen Geschäftszeiten.

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