Wie Fir­men den rich­ti­gen Kopie­rer für ihr Unter­neh­men finden

Durch die gro­ße Viel­zahl an Her­stel­lern und Model­len tun sich Fir­men oft schwer den rich­ti­gen Kopie­rer zu fin­den. Wir geben Ihnen nach­fol­gend ger­ne wert­vol­le Tipps, wie Sie für Ihre Fir­ma den rich­ti­gen Kopie­rer finden.

Druck­vo­lu­men der Kopie­rer soll­te der Fir­ma bekannt sein

Wenn Sie für Ihre Fir­ma einen neu­en Kopie­rer kau­fen (alter­na­tiv auch mie­ten / lea­sen) soll­ten Sie Ihr Druck­vo­lu­men ken­nen. Kau­fen Sie lie­ber eine höhe­re Leis­tungs­klas­se als eine zu klei­ne. Ent­schei­dend sind nicht die Anschaf­fungs­kos­ten, son­dern die Unter­halts­kos­ten. Die Ver­brauchs­ar­ti­kel (Toner, Tin­te etc.) sind bei höhe­ren Leis­tungs­klas­sen im Ver­gleich zu klei­ne­ren Leis­tungs­klas­sen wesent­lich güns­ti­ger. Wenn Sie nicht genau wis­sen wie­viel Sie dru­cken, neh­men Sie als Bewer­tungs­maß­stab den monat­li­che Ver­brauch an Papier­pa­ke­ten. (In einem Paket befin­den sich 500 Blatt). Rech­nen Sie den Ver­brauch dann für den monat­li­chen Ver­brauch hoch. Bes­ser ist es natür­lich, wenn Sie als Fir­ma die Zäh­ler­stän­de des alten Kopie­rers herausfinden.

Laser­dru­cker oder Tinte?

Nach wie vor steht der Ver­dacht im Raum, dass Kopie­rer, die mit Toner dru­cken Fein­staub pro­du­zie­ren. So lan­ge es also nicht ein­deu­tig nach­ge­wie­sen ist, emp­feh­len wir am Arbeits­platz auf Laser­dru­cker zu ver­zich­ten. Durch diver­se tech­ni­sche Inno­va­tio­nen erle­ben aktu­ell tin­ten­ba­sier­te Kopie­rer eine enor­me Renais­sance. Nach­tei­le, wie z.B. zu hohe Druck­kos­ten sind mitt­ler­wei­le über­holt. So hat HP mit der Page­wi­de Serie einen Mei­len­stein in der Geschich­te der Tin­ten­strahl­tech­nik gelegt.

SW oder Farbe?

Benö­ti­gen Sie als Fir­ma unbe­dingt einen Kopie­rer, der in Far­be druckt? Die Kos­ten für einen Farb­druck lie­gen im Durch­schnitt 4–6 mal höher als ein SW-Druck. Wenn Sie aller­dings einen Farb­ko­pie­rer ver­wen­den, dann rich­ten Sie für den Kopie­rer zwei Gerä­te­trei­ber ein. Einen stan­dard­mä­ßig für SW-Druck und einen optio­nal für Farb­druck. Ach­ten Sie beim Ein­rich­ten der Trei­ber dar­auf, dass beim SW-Druck der Aus­druck aus­schließ­lich aus den schwar­zen Tonern oder Tin­te erzeugt wird. Ansons­ten lau­fen Sie Gefahr, dass die far­bi­gen Ver­brauchs­ar­ti­kel leer sind, obwohl Sie nicht in Far­be gedruckt haben.

Sca­n­op­ti­on der Kopie­rer für Fir­men zukünf­tig enorm wichtig

Die Digi­ta­li­sie­rung macht auch beim Kopie­rer nicht Halt. Damit die Doku­men­te ordent­lich gescannt und ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen, emp­fiehlt es sich Sca­n­op­tio­nen zu wäh­len, die für den digi­ta­len Work­flow opti­miert sind. So soll­te z.B. der auto­ma­ti­sche Papier­ein­zug über eine Kon­trol­le von dop­pelt ein­zie­hen­den Doku­men­ten ver­fü­gen. Gera­de wenn vie­le Doku­men­te gescannt wer­den, wird ein Fehl­ein­zug verhindert.

Ach­ten Sie auch auf die Datei­for­ma­te beim Scan­for­mat. Stan­dard­for­ma­te wie PDF, JPG oder TIFF soll­te das Gerät ohne­hin kön­nen. Wenn die Kopie­rer wei­te­re For­ma­te, wie z.B. PDF/A, M‑TIFF oder die Funk­ti­on der Tex­ter­ken­nung (OCR) unter­stüt­zen, bie­tet dies einen enor­men Mehr­wert gegen­über den Stan­dard­an­wen­dun­gen. Beim Ein­satz von Doku­men­ten Manage­ment Sys­te­men (DMS) oder Anwen­dun­gen wie DATEV, sind die­se For­ma­te teil­wei­se zwin­gend erforderlich.

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Anzahl und Kapa­zi­tät der Papier­kas­set­ten für Fir­men enorm wichtig

Über­le­gen Sie vor­her wie­viel Papier­kas­set­ten sie benö­ti­gen. Wenn Sie ergän­zend zum Stan­dard­pa­pier noch Brief­pa­pier oder Geschäfts­pa­pier ein­set­zen, emp­fiehlt es sich die Anzahl der Papier­kas­set­ten zu erhö­hen. Damit ver­mei­den Sie ein stän­di­ges Wech­seln der Papiersorten.

Wenn Fir­men viel dru­cken bzw. kopie­ren, ist es rat­sam eine grö­ße­re Kapa­zi­tät der Papier­kas­set­ten zu wäh­len. Wer­den grö­ße­re Druck­auf­trä­ge ver­ar­bei­tet, ver­hin­dern Sie somit ein stän­di­ges Auf­fül­len der Papier­kas­set­ten. Gleich­zei­tig emp­fiehlt es sich auch ein grö­ße­res Aus­ga­be­fach zu wäh­len. Vie­le Kopie­rer bie­ten optio­nal ein grö­ße­res Aus­ga­be­fach an. Wei­te­re Optio­nen, wie z.B. eine Funk­ti­on zum Lochen / Tackern, Sor­tier­funk­ti­on oder einer ver­setz­ten Abla­ge der Doku­men­te erleich­tern eben­falls den Büroalltag.

Kau­fen Sie als Fir­ma bei bekann­ten Herstellern

Set­zen Sie beim Kauf von Kopie­rern auf bewähr­te Her­stel­ler. Gera­de im Hin­blick auf die Anbin­dung an die IT bie­tet die­ses für Fir­men enor­me Vor­tei­le. Sie erhal­ten immer noch Trei­ber für das Betriebs­sys­tem, auch wenn die­ses abge­kün­digt wird. (z.B. bei Win­dows XP / Win­dows 7). Wir haben es lei­der schon erlebt, dass Fir­men nach dem Wech­sel der Betriebs­sys­te­me die Kopie­rer nicht mehr ver­wen­den konn­ten. Her­stel­ler, wie zum Bei­spiel Canon, HP, Koni­ca Minol­ta, Ricoh oder Xerox bie­ten auch vie­le Jah­re nach der Abkün­di­gung des Betriebs­sys­tems noch Trei­ber an.

Ersatz­tei­le und Sup­plies län­ger verfügbar

Ähn­li­ches gilt auch bei der Ersatz­teil­ver­sor­gung. Renom­mier­te Her­stel­ler ver­fü­gen auch nach vie­len Jah­ren noch über Ersatz­tei­le. Somit ist bei einem tech­ni­schen Defekt eine Repa­ra­tur mög­lich. Um unnö­ti­ge Eng­päs­se bei der Belie­fe­rung mit Ver­brauchs­ar­ti­keln (Toner, Tin­te etc.) zu ver­mei­den, set­zen Sie auf die bekann­ten Her­stel­ler. Dadurch ist die Lie­fe­ran­ten­aus­wahl grö­ßer, als wenn sie auf „Nischen­her­stel­ler“ setzen.

Papier­for­mat

Schät­zen Sie vor einem Kauf eines Kopie­rers ab, wie­viel Sie monat­lich auf DIN A3 dru­cken oder kopie­ren (z.B. Bilan­zen, Plä­ne, Bil­der, Ent­wür­fe, Fotos etc.). Es ist natür­lich schön, wenn ein Kopie­rer das grö­ße­re Papier­for­mat als DIN A4 unter­stützt. Aller­dings ver­dop­pelt die Aus­wahl eines grö­ße­ren Papier­for­mats den Anschaf­fungs­preis. Es kommt lei­der immer wie­der vor, dass beim Abbau von Kopie­rern noch das ers­te Papier vom Auf­bau in den Papier­kas­set­ten liegt. Durch die Ver­fär­bung des Papiers ist das gut und deut­lich zu erkennen.

Vor­teil für unse­re Kun­den — Check­lis­te für Fir­men zum kos­ten­lo­sen Download

Wenn Sie eine Anschaf­fung für einen neu­en Kopie­rer für Ihr Büro pla­nen, nut­zen Sie dazu auch eine Check­lis­te. Für unse­re Kun­den bie­ten wir einen Check­lis­te zum kos­ten­lo­sem Down­load. Dort kön­nen Sie sich  Ihren Kopie­rer nach Ihren indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen zusam­men­stel­len. Dort erhal­ten Sie auch noch wei­te­re Infor­ma­tio­nen, was bei einer Anschaf­fung zu beach­ten gilt. Hier gehts zur Checkliste.

Set­zen Sie als Fir­ma auf den loka­len Fachhandel

Es ist natür­lich bequem, wenn Sie für Ihre Fir­ma einen Kopie­rer über das Inter­net bzw. Online kau­fen. Doch erfah­rungs­ge­mäß ist der Ärger vor­pro­gram­miert, sobald tech­ni­sche Unter­stüt­zung benö­tigt wird. Das fängt teil­wei­se schon bei der Anlie­fe­rung, Auf­bau oder Ein­wei­sung zur Hand­ha­bung des Kopie­rers an. Lan­ge und ner­vi­ge War­te­zei­ten an der Hot­line sind lei­der kei­ne Sel­ten­heit. Nut­zen Sie daher den loka­len Fach­han­del mit eige­nem tech­ni­schem Sup­port. So erhal­ten Fir­men durch fes­te Ansprech­part­ner direk­te Kon­tak­te. Die­se kön­nen bei Pro­ble­men auch direkt wei­ter­hel­fen. Auch schon mal nach den übli­chen Geschäftszeiten.

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